Entrata Integration
Payments & AccountingWhat It Does
Entrata est un système d'exploitation unifié pour le multifamilial et le mixte qui regroupe la gestion immobilière, la comptabilité du grand livre général, le cycle de vie du résident, la location et la facturation des charges dans une seule plateforme. Contrairement aux solutions ponctuelles, Entrata possède toute la chaîne — demandes de bail, emménagements, encaissement des loyers, comptes fournisseurs/clients (AP/AR), ordres de maintenance et états financiers au niveau du portefeuille vivent tous dans un seul système de référence. Son architecture cloud-native en fait une plateforme dominante pour les portefeuilles de multifamilial conventionnel, de logement étudiant et de mixte.
Why Real Estate Professionals Use It
Les exploitants de multifamilial et les propriétaires de mixte utilisant Entrata font face à un problème structurel familier : la plateforme détient les données résidents, financières et opérationnelles faisant autorité, mais extraire ces données vers des rapports LP prêts pour les investisseurs, des alertes d'écart de NOI et des packages prêteurs est manuel, lent et source d'erreurs. Un exploitant de taille intermédiaire gérant 1 500 à 8 000 unités sur 10 à 30 communautés peut consacrer plusieurs jours chaque mois à assembler les données Entrata dans des formats dont les LP, les prêteurs et les asset managers ont réellement besoin.
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Commission & Pipeline Tracker
Real-time dashboard showing deal progress and expected commissions
Key Features for Real Estate
Discover how Entrata powers real estate automation workflows
Extraction des réels du grand livre et du compte de résultat
Extrayez les réels du grand livre général et les comptes de résultat d'exploitation par communauté, code de compte et période — soit via l'API REST partenaire d'Entrata (une fois provisionnée), soit en ingérant l'export financier mensuel que la plupart des clients Entrata reçoivent de leur équipe comptable.
Les réels du grand livre d'Entrata sont la source de NOI faisant autorité pour les portefeuilles de multifamilial et de mixte. L'extraction programmatique élimine la ressaisie manuelle dans les rapports LP et les pro forma, et garantit que les packages investisseurs reflètent les mêmes chiffres que les états financiers audités dans Entrata.
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Export mensuel Entrata → rapport LP généré par IA
Chaque mois, l'équipe comptable livre le package financier d'Entrata — compte de résultat, rent roll et balance âgée fournisseurs au format Excel. Ce workflow ingère ces exports automatiquement, normalise les postes du grand livre par communauté et période, calcule le NOI et l'écart par rapport à la période précédente et au budget, et alimente les données dans l'agent de reporting LP pour produire une mise à jour investisseur de marque — sans travail d'analyste sur tableur.
1n8n surveille la boîte de réception ou le dossier SFTP désigné pour le package d'export Entrata mensuel
2Les fichiers Excel sont analysés ; les réels du grand livre du compte de résultat sont extraits par communauté, catégorie de compte et période
3Les données sont normalisées par rapport à l'instantané de la période précédente pour calculer les écarts de revenus, de charges et de NOI par communauté
4L'écart budget vs. réel est calculé ; les communautés présentant un manque de NOI supérieur à 5 % sont signalées pour commentaire
Le reporting LP trimestriel pour les portefeuilles de multifamilial passe de 2 à 4 jours-analyste à moins de deux heures de révision. Les rapports reflètent les réels Entrata, et non des données de tableur ressaisies. Les communications LP partent dans les délais chaque trimestre avec une mise en forme cohérente.
Triggers & Actions
Connect Entrata to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Export financier Entrata reçu
Se déclenche lorsqu'un export financier Entrata planifié (compte de résultat, réels du grand livre ou package financier Excel) arrive dans une boîte de réception ou un dossier de dépôt SFTP surveillé. Disponible sans accès API partenaire.
Déclenchez l'assemblage du rapport LP dès que l'équipe comptable livre le package financier Entrata mensuel.
Export de rent roll téléversé
Se déclenche lorsqu'un nouveau fichier Excel de rent roll Entrata est téléversé dans un dossier Google Drive surveillé, une bibliothèque SharePoint ou en pièce jointe d'e-mail. Aucun accès API partenaire requis.
Déclenchez une actualisation d'underwriting dès que l'équipe de gestion immobilière livre un rent roll à jour avant une réunion IC de refinancement.
Extraction planifiée via API partenaire (comptes provisionnés uniquement)
Se déclenche de façon planifiée (quotidienne, hebdomadaire) pour extraire les soldes du grand livre, l'occupation, les impayés ou les données de baux via l'API REST partenaire d'Entrata. Nécessite des identifiants partenaire Entrata provisionnés par l'équipe de partenariat d'Entrata.
Extrayez les soldes du grand livre de la nuit dernière et l'occupation sur toutes les communautés et actualisez le tableau de bord NOI du portefeuille chaque matin.
Export du rapport d'impayés reçu
Se déclenche lorsque l'export hebdomadaire d'impayés ou de balance âgée clients arrive à l'emplacement surveillé. Disponible via la voie export de rapports, sans approbation partenaire requise.
Déclenchez le pipeline de suivi des exceptions d'encaissement chaque lundi lorsque l'équipe comptable livre le résumé de balance âgée des impayés.
Seuil d'écart de NOI dépassé
Se déclenche lorsque l'écart de NOI calculé entre les réels Entrata (export ou API) et le budget dépasse un seuil défini (par ex. un manque de 5 % par rapport au budget).
Alertez automatiquement l'asset manager lorsque le NOI réel d'une communauté tombe de plus de 5 % sous le budget selon l'export mensuel du compte de résultat Entrata.
Fenêtre d'expiration de bail atteinte
Se déclenche lorsque le pipeline d'ingestion du rent roll détecte un bail entrant dans une fenêtre d'expiration définie (30, 60, 90 ou 180 jours) selon les données de baux Entrata.
Déclenchez une alerte pour l'équipe de location lorsque plus de 10 % des unités d'une communauté entrent simultanément dans la fenêtre d'expiration de 60 jours — un signal de risque d'exécution des renouvellements.
Actions
Analyser et normaliser l'export financier Entrata
Ingère un compte de résultat, des réels du grand livre ou un package financier Excel Entrata et normalise les postes par communauté, code de compte et période dans un jeu de données structuré.
Normalisez le package financier Entrata mensuel dans un schéma cohérent qui alimente le modèle d'assemblage de rapport LP et le pipeline de suivi des écarts.
Générer le package de rapport LP (via l'agent de reporting LP)
Alimente les données financières Entrata normalisées — réels du compte de résultat, occupation, taux d'encaissement — dans l'agent de reporting LP pour produire une mise à jour investisseur de marque avec des commentaires rédigés par l'IA.
Produisez automatiquement une mise à jour LP de marque pour le T3 une fois les réels Entrata confirmés, avec narration des écarts de NOI et résumé de tendance d'occupation.
Actualiser le pro forma à partir des données de rent roll
Met à jour un modèle de pro forma Google Sheets ou Excel avec les loyers en place, la vacance, les durées de bail et les concessions extraits de l'export de rent roll Entrata.
Actualisez le pro forma d'acquisition avec les données du rent roll Entrata en direct 24 heures avant la présentation IC, ancrant les projections dans la performance en place actuelle.
Publier une alerte d'exception dans Slack
Publie un résumé d'exception financière en langage clair — pic d'impayés, écart de NOI, baisse d'occupation — dans un canal Slack désigné pour l'asset manager responsable ou le superviseur régional.
Alertez l'équipe AM dans Slack lorsque le taux d'encaissement d'une communauté tombe sous 88 % selon l'export hebdomadaire de balance âgée clients Entrata.
Archiver l'instantané de période pour le calcul des tendances
Enregistre un instantané horodaté des données Entrata normalisées (réels du grand livre, occupation, impayés) dans la base de données du portefeuille pour permettre le calcul des tendances d'une période à l'autre.
Conservez les instantanés mensuels du grand livre et de l'occupation pour alimenter un graphique de tendance du NOI sur 12 mois et une courbe de tendance des encaissements dans le tableau de bord d'asset management.
Acheminer le brouillon de rapport pour approbation de l'analyste
Livre le rapport LP assemblé, l'actualisation d'underwriting ou le résumé d'encaissements à l'analyste responsable pour révision avant distribution — garantissant qu'un humain approuve avant l'envoi de tout document destiné aux investisseurs.
Envoyez la mise à jour trimestrielle LP assemblée par l'IA dans la boîte de réception de l'asset manager pour approbation 48 heures avant la date limite de distribution aux investisseurs.
Setup Guide
Get started in approximately Voie export : 1 à 2 jours de configuration une fois le dossier de dépôt et la correspondance des communautés en place. Voie API partenaire : 1 à 2 jours de configuration une fois les identifiants partenaire Entrata provisionnés (le délai de provisionnement varie — initiez-le tôt).
Prerequisites
- Identifiants API partenaire Entrata provisionnés pour votre compte — OU — accès aux exports de rapports financiers Entrata planifiés (compte de résultat, rent roll, impayés) de votre équipe de gestion immobilière ou comptable (la voie export ne nécessite pas d'approbation API partenaire et est disponible immédiatement)
- Si vous optez pour la voie API partenaire : contactez l'équipe de partenariat d'Entrata pour initier le processus de provisionnement API ; le délai et les exigences varient selon le type de compte et le niveau de produit Entrata
- Une instance n8n (cloud ou auto-hébergée) pour l'orchestration des workflows
- Une boîte de réception, un dossier de dépôt SFTP ou un lecteur partagé surveillé (Google Drive ou SharePoint) où arrivent les exports Entrata
- Un document de correspondance des codes de communauté — une liste de vos codes de propriété/communauté Entrata et des catégories de comptes du grand livre que vous souhaitez surveiller (votre administrateur Entrata peut l'exporter depuis le panneau d'administration Entrata)
Choisissez votre voie d'intégration : API partenaire ou ingestion d'exports
Déterminez la voie qui correspond à votre situation actuelle. Si votre cabinet dispose d'identifiants API partenaire Entrata provisionnés, vous pouvez utiliser la voie API pour des extractions planifiées ou à la demande. Sinon, la voie d'ingestion d'exports fonctionne avec les packages financiers Excel et CSV que votre équipe comptable produit déjà depuis Entrata — comptes de résultat, rent rolls et rapports d'impayés — et peut être configurée immédiatement sans l'approbation d'Entrata.
La plupart des exploitants commencent par la voie d'ingestion d'exports car elle est disponible dès aujourd'hui et couvre la majorité des cas d'usage de reporting LP, de suivi des impayés et d'actualisation d'underwriting. La voie API partenaire ajoute de la flexibilité de planification et un accès en temps réel une fois provisionnée.
(Voie export) Configurez une boîte de réception ou un dossier de dépôt surveillé pour les exports Entrata
Créez une adresse e-mail dédiée (par ex. [email protected]) ou un dossier de lecteur partagé où votre administrateur Entrata ou votre équipe comptable planifie les exports mensuels du package financier. Partagez les identifiants d'accès avec l'instance n8n de NextAutomation afin qu'elle puisse surveiller les nouvelles livraisons et déclencher l'ingestion automatiquement.
Coordonnez-vous avec votre administrateur Entrata pour planifier des horaires de livraison cohérents pour les exports de compte de résultat, de rent roll et d'impayés — par exemple, le 3e jour ouvré de chaque mois à 7 h. Des horaires de livraison cohérents rendent le pipeline d'ingestion fiable et prévisible.
(Voie API partenaire) Initiez le provisionnement de l'API Entrata
Contactez l'équipe de partenariat d'Entrata pour demander l'accès API pour votre compte. Fournissez les détails du cas d'usage d'intégration — types de données nécessaires (grand livre, rent roll, AR/impayés), fréquence et environnement Entrata du cabinet. Une fois provisionnée, Entrata fournira les identifiants partenaire (clé API, ID client, URL d'environnement) que NextAutomation utilise pour configurer le nœud d'authentification HTTP dans n8n.
Initiez le processus de provisionnement de l'API partenaire avant votre date cible de mise en production. En attendant le provisionnement, configurez la voie d'ingestion d'exports en parallèle afin que la valeur d'automatisation démarre immédiatement.
Faites correspondre les codes de communauté et les catégories de comptes du grand livre
Fournissez une correspondance entre vos codes de communauté Entrata et des noms d'actifs lisibles, et définissez les catégories de comptes du grand livre à surveiller (par ex. « Revenus locatifs », « Charges d'exploitation », « Réparations et maintenance », « Résultat net d'exploitation », « Service de la dette »). Cette correspondance normalise les données brutes Entrata en entrées structurées du pipeline que les rapports et tableaux de bord en aval peuvent consommer.
Votre administrateur Entrata peut exporter la liste des codes de communauté depuis le panneau d'administration Entrata. La correspondance des catégories de comptes du grand livre reflète généralement votre modèle budgétaire et les postes que vos LP s'attendent à voir dans les rapports trimestriels.
Construisez et testez le pipeline d'ingestion dans n8n
Configurez le déclencheur approprié dans n8n : détection de fichier e-mail ou SFTP pour la voie export, ou un nœud cron HTTP planifié pour la voie API partenaire. Ajoutez un nœud d'analyse-et-normalisation pour extraire les réels du grand livre, les lignes de rent roll ou les tranches de balance âgée clients du format de sortie Entrata. Testez avec un mois d'exports historiques avant de connecter les données en direct.
Exécutez d'abord le pipeline sur les exports Entrata historiques du trimestre dernier. Cela valide la logique de normalisation et détecte tout décalage de code de communauté ou variation de format de colonne Excel avant que les données en direct ne circulent.
Connectez-vous aux sorties en aval
Connectez les données Entrata normalisées à vos sorties cibles : l'agent de reporting LP pour les packages investisseurs, un tableau de bord Supabase ou Airtable pour le suivi du portefeuille, ou le générateur de pro forma pour l'underwriting. Configurez les seuils d'alerte pour le suivi des impayés et des écarts (par ex. signaler les communautés avec un manque de NOI supérieur à 5 % par rapport au budget ou un taux d'encaissement inférieur à 90 %).
Commencez par une seule sortie à forte valeur en aval — généralement l'assemblage de rapport LP ou le pipeline d'alerte d'impayés. Vérifiez que les données circulent correctement et que le format de sortie répond à vos standards avant d'ajouter d'autres consommateurs en aval.
Frequently Asked Questions
Common questions about Entrata integration
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