Propertyware Integration
Payments & AccountingWhat It Does
Propertyware es una plataforma de administración de propiedades y contabilidad, propiedad de RealPage, creada para operadores de portafolios residenciales unifamiliares (single-family) y de pequeño comercial. Cubre el ciclo operativo completo: arrendamiento y screening, cobro de renta y procesamiento ACH, portales para propietarios e inquilinos, gestión de órdenes de trabajo de mantenimiento, y un motor de libro mayor general a nivel de propiedad con generación de estados de cuenta para propietarios.
Why Real Estate Professionals Use It
Los operadores de sitios dispersos y pequeño comercial enfrentan una carga de reportes particular: cada propietario o prestamista espera estados de cuenta mensuales limpios, pero los activos están repartidos entre muchas propiedades pequeñas en lugar de concentrados en unos pocos edificios grandes. La API de Propertyware permite a la IA extraer el rent roll completo, ensamblar los indicadores de morosidad y redactar las narrativas para propietarios en docenas de activos pequeños en el tiempo que antes le tomaba a un colaborador terminar uno solo.
AI Solutions for Payments
CTO's Guide to AI Implementation
Security, compliance, and vendor evaluation frameworks for AI operations
AI Transaction Coordinator
Automate document collection, deadline tracking, and stakeholder updates
Commission & Pipeline Tracker
Real-time dashboard showing deal progress and expected commissions
Key Features for Real Estate
Discover how Propertyware powers real estate automation workflows
Libro mayor general y contabilidad a nivel de propiedad
Motor contable completo a nivel de propiedad que rastrea ingresos, gastos y capital por edificio o unidad. Cubre los cargos de renta, la aplicación de pagos, la asignación de gastos, la conciliación bancaria y el registro de retiros del propietario (owner draws).
Para los operadores de sitios dispersos, los estados de resultados (P&L) a nivel de propiedad son la base de cada estado de cuenta para propietarios y de cada solicitud de estado operativo del prestamista. El libro mayor de Propertyware mantiene los libros de cada activo por separado mientras la API muestra la vista completa del portafolio — de modo que un solo flujo de trabajo puede generar los estados de cuenta de 50 propiedades en el tiempo que le toma a un colaborador exportar una sola hoja de cálculo.
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Estado de cuenta mensual para propietarios con narrativa de desviaciones por IA
El primero de cada mes, extraiga el libro mayor del mes anterior desde Propertyware para cada propiedad, calcule el NOI y las partidas clave frente al periodo anterior, genere una narrativa de desviaciones redactada por IA que muestre los movimientos de morosidad y de costos de mantenimiento, y luego envíe por correo electrónico el paquete de estado de cuenta pulido a cada propietario — sin ensamblaje manual.
1El disparador programado de n8n se activa a las 6 a. m. el día 1.º de cada mes
2Consultar la API de Propertyware: extraer todos los registros de cargos y pagos de cada propiedad para el mes calendario anterior
3Calcular, a nivel de propiedad, la renta bruta cobrada, la pérdida por vacancia, el gasto de mantenimiento, el NOI neto y el conteo de morosidad
4Pasar las cifras de resumen a la IA (Claude u OpenAI) para generar un comentario de desviación de 150 a 200 palabras: qué impulsó la variación de NOI, qué unidades están pendientes y qué actividad de mantenimiento afectó el resultado
Los estados de cuenta para propietarios se envían automáticamente el día 1.º con una explicación narrativa clara del desempeño del mes. Los propietarios reciben un reporte presentado de forma profesional, sin un sprint manual del equipo de administración o de contabilidad. Las sorpresas de morosidad y de costos quedan documentadas antes de que los propietarios las noten por su cuenta.
Triggers & Actions
Connect Propertyware to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Pago recibido
Detectado vía consulta API cuando un pago de inquilino se regulariza en Propertyware — ACH, portal de pago en línea o recibo registrado manualmente.
Cuando la renta se regulariza para una unidad, actualizar el tablero de flujo de efectivo en vivo del propietario y enviar al inquilino una confirmación de recibo automatizada.
Saldo pendiente detectado (consulta programada)
La consulta API diaria devuelve todas las unidades con un saldo pendiente vencido, lo que permite el monitoreo de morosidad a nivel de portafolio a cualquier escala.
Cada mañana, mostrar los inquilinos recién morosos e inscribirlos automáticamente en la secuencia gradual de avisos de mora.
Orden de trabajo creada
Detectado vía consulta API cuando un inquilino, un administrador o un sistema externo (vía API) crea una nueva solicitud de mantenimiento u orden de trabajo.
Activar el triage por IA para clasificar la urgencia, asignar el proveedor correcto y alertar al propietario si el costo estimado supera su umbral configurado.
Arrendamiento por vencer (programado)
La consulta diaria sobre los arrendamientos activos filtrada por fecha de vencimiento muestra las renovaciones próximas en las ventanas de 90, 60 y 30 días.
Lanzar una campaña de renovación personalizada por IA de tres puntos de contacto cuando un arrendamiento entra por primera vez en la ventana de 90 días.
Arrendamiento creado o actualizado
Detectado vía consulta API cuando se crea un nuevo registro de arrendamiento o se modifica un arrendamiento existente (monto de renta, fecha de fin, estado).
Al crearse un nuevo arrendamiento, activar una secuencia de bienvenida para el inquilino — instrucciones de alta de servicios, reglas del edificio, lista de verificación de entrada — entregada automáticamente.
Registro de inquilino creado
La consulta API detecta cuando se agrega un nuevo registro de inquilino a Propertyware, normalmente al firmar un arrendamiento o por entrada manual.
Al crearse un nuevo inquilino, aprovisionar automáticamente las instrucciones de acceso al portal y programar la orden de trabajo de la inspección de entrada.
Actions
Registrar una transacción en el libro mayor de la propiedad
Escribir transacciones de ingresos o gastos en el libro mayor general de una propiedad en Propertyware mediante la API de cargos o pagos.
Cuando una factura de proveedor se aprueba en su flujo de cuentas por pagar, registrar el gasto en el libro mayor de propiedad correcto en Propertyware sin un asiento de diario manual.
Crear o actualizar una orden de trabajo
Crear una nueva orden de trabajo de mantenimiento en Propertyware o actualizar una existente con el estado, los costos reales o las notas de resolución.
Tras una no renovación de arrendamiento, crear automáticamente una orden de trabajo de acondicionamiento de la unidad y asignarla al proveedor de mantenimiento principal de la propiedad.
Crear o actualizar un registro de arrendamiento
Escribir un nuevo arrendamiento en Propertyware o actualizar las condiciones de uno existente — monto de renta, fecha de fin, depósito, tipo de arrendamiento.
Después de que una renovación de DocuSign sea contrafirmada, enviar automáticamente el monto de renta actualizado y la nueva fecha de fin de vuelta a Propertyware, manteniendo el sistema de registro al día.
Subir un documento al portal de propietarios o inquilinos
Subir un archivo PDF o documento a la biblioteca de documentos de propietarios o inquilinos de Propertyware mediante la API.
Una vez ensamblado el estado de cuenta para propietarios mejorado por IA, subirlo al portal de cada propietario para que sea visible junto a su historial de pagos sin una carga manual.
Crear o actualizar un registro de inquilino
Crear un nuevo inquilino en Propertyware o actualizar los datos de contacto, notas o estado de un inquilino existente.
Cuando una solicitud de alquiler se aprueba en su herramienta de screening externa, crear al solicitante aprobado como inquilino de Propertyware, listo para la asignación de un arrendamiento.
Leer datos de portafolio y de unidad
Extraer datos estructurados sobre portafolios, edificios, unidades y su estado actual de arrendamiento y ocupación desde Propertyware.
Cada mañana, extraer el rent roll completo de todos los edificios y alimentarlo en un tablero de portafolio de Google Sheets que el asset manager revisa antes de sus llamadas.
Setup Guide
Get started in approximately 30 minutos para autenticarse y ejecutar su primera llamada de lectura a la API; de 3 a 4 horas para construir de extremo a extremo el monitoreo de morosidad, la entrega de estados de cuenta para propietarios y las secuencias de renovación de arrendamientos
Prerequisites
- Cuenta de Propertyware activa con acceso de nivel administrador
- Credenciales de API: vaya a Settings → API Configuration en Propertyware para generar sus claves de API
- Una instancia de n8n (en la nube o autoalojada), Make o una plataforma de automatización similar que admita nodos HTTP Request
- Familiaridad básica con la estructura de su portafolio, edificios y unidades dentro de Propertyware
Genere las credenciales de API de Propertyware
Inicie sesión en Propertyware como administrador. Vaya a Settings → API Configuration. Genere su juego de claves de API — normalmente un client ID y un secreto, o una clave de API directa según la versión de su cuenta. Almacene estas credenciales de forma segura; las referenciará en cada automatización que llame a la API de Propertyware. El Propertyware Developer Portal documenta el esquema de autenticación y todos los endpoints disponibles.
Use una cuenta de servicio dedicada para las credenciales de automatización en lugar de vincularlas a un inicio de sesión de usuario con nombre. Esto evita que el acceso a la API se rompa si la cuenta de un miembro del equipo se desactiva o su contraseña se rota.
Pruebe la autenticación y extraiga su lista de portafolios
En n8n, cree un flujo de trabajo de prueba de dos nodos: un nodo HTTP Request que se autentique con sus credenciales de API de Propertyware, y luego un segundo nodo HTTP Request que llame al endpoint portfolio o buildings para recuperar su lista de propiedades. Confirme que ve sus edificios reales antes de seguir construyendo. Esto valida las credenciales, la conectividad y que su cuenta tiene el nivel de API requerido para los objetos que necesita.
La URL base de la API de Propertyware y el endpoint de autenticación están documentados en el Propertyware Developer Portal. Marque la referencia de la API como favorita — las rutas de los endpoints, los parámetros de consulta y los esquemas de respuesta están todos ahí. Mantenga la Swagger UI abierta en una pestaña del navegador al construir sus primeros flujos de trabajo.
Mapee sus ID de portafolio, edificio y unidad
Use los endpoints de lista de portafolios y edificios para recuperar los ID internos que Propertyware asigna a cada activo. Extraiga las unidades bajo cada edificio para obtener los ID de unidad. Registre estos mapeos — son las claves foráneas que referenciará al leer arrendamientos, crear órdenes de trabajo y registrar transacciones. Para portafolios con 10 o más edificios, almacene el mapeo de ID en un Google Sheet para que los flujos de trabajo puedan buscar los ID sin llamar a la API de Propertyware en cada ejecución.
Si su cuenta de Propertyware tiene varios portafolios (común al administrar propiedades para distintas entidades propietarias), anote temprano a qué portafolio pertenece cada edificio. Algunas llamadas API requieren el ID de portafolio, no solo el ID de edificio, y mezclarlos devuelve resultados vacíos en lugar de un error — lo que hace que el bug sea más difícil de detectar.
Construya su primera automatización: el reporte de morosidad de la mañana
Cree un flujo de trabajo de n8n programado que se ejecute a las 7 a. m. todos los días. Consulta el endpoint de cargos o de libro mayor de Propertyware para todas las unidades con un saldo pendiente vencido. Analice los resultados para identificar las unidades con saldos de más de 3 días vencidos. Para cada unidad morosa, busque el nombre y el contacto del inquilino, y luego publique un resumen de Slack en su canal de asset management que liste cada unidad morosa, los días vencidos y el monto pendiente.
Comience en modo de solo lectura y monitoree durante 3 a 5 días antes de cablear el contacto a los inquilinos. Verifique que el flujo de trabajo identifique correctamente las unidades adecuadas y que el filtro de saldo pendiente funcione como se espera para los tiempos de aplicación de pagos de su cuenta antes de enviar cualquier comunicación automatizada.
Configure la entrega de estados de cuenta mensuales para propietarios
Construya el flujo de trabajo del estado de cuenta mensual para propietarios: el 1.º de cada mes, llame al endpoint del libro mayor de Propertyware para cada propiedad a fin de extraer las transacciones del mes anterior. Calcule la renta bruta, la vacancia, el gasto de mantenimiento y el NOI neto. Alimente las cifras de resumen en un nodo de IA para generar un comentario de desviación. Ensamble el PDF del estado de cuenta para propietarios y envíe el paquete combinado por correo electrónico a cada propietario usando Gmail o SendGrid. Opcionalmente, suba el PDF de vuelta al portal de propietarios de Propertyware vía API.
Pase las cifras realmente calculadas (bruto cobrado, pérdida por vacancia, total de mantenimiento, NOI neto, NOI del mes anterior) de forma explícita en el prompt de la IA en lugar de enviar el JSON de transacciones crudo. La IA produce un comentario mucho más fundamentado y legible cuando trabaja a partir de un resumen pre-calculado que cuando se le pide interpretar cientos de partidas.
Active la secuencia de renovación de arrendamientos
Construya un flujo de trabajo de n8n diario que se ejecute a las 8 a. m. y consulte Propertyware para todos los arrendamientos activos que vencen dentro de 90 días. Agrupe los arrendamientos por ventana de 90/60/30 días. Para los arrendamientos que alcanzan cada umbral por primera vez, envíe el punto de contacto de renovación correspondiente vía Gmail. Use un registro de Google Sheets para rastrear qué puntos de contacto se han enviado a cada arrendamiento, evitando envíos duplicados entre ejecuciones del flujo de trabajo.
El endpoint de arrendamientos de Propertyware devuelve el nombre del inquilino, la dirección de la unidad y la fecha de vencimiento — incluya los tres como tokens de personalización en sus plantillas de correo de renovación. Los inquilinos responden mucho mejor a un contacto de renovación que hace referencia a su unidad específica y a la fecha de fin de arrendamiento real que a mensajes genéricos del tipo «su arrendamiento está por vencer».
Frequently Asked Questions
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