Entrata Integration
Payments & AccountingWhat It Does
Entrata es un sistema operativo unificado para multifamiliar y uso mixto que consolida la administración de propiedades, la contabilidad del libro mayor general, el ciclo de vida del residente, el arrendamiento y la facturación de servicios en una sola plataforma. A diferencia de las soluciones puntuales, Entrata posee toda la cadena — solicitudes de arrendamiento, mudanzas de entrada, cobro de rentas, cuentas por pagar/por cobrar (AP/AR), órdenes de mantenimiento y estados financieros a nivel de portafolio viven todos en un solo sistema de registro. Su arquitectura cloud-native la convierte en una plataforma dominante para portafolios de multifamiliar convencional, vivienda estudiantil y uso mixto.
Why Real Estate Professionals Use It
Los operadores de multifamiliar y los propietarios de uso mixto que usan Entrata enfrentan un problema estructural familiar: la plataforma contiene los datos de residentes, financieros y operativos autorizados, pero extraer esos datos hacia reportes LP listos para inversionistas, alertas de desviación de NOI y paquetes para prestamistas es manual, lento y propenso a errores. Un operador de mercado medio que gestiona de 1,500 a 8,000 unidades en 10 a 30 comunidades puede dedicar días cada mes a ensamblar los datos de Entrata en los formatos que los LP, los prestamistas y los asset managers realmente necesitan.
AI Solutions for Payments
CTO's Guide to AI Implementation
Security, compliance, and vendor evaluation frameworks for AI operations
AI Transaction Coordinator
Automate document collection, deadline tracking, and stakeholder updates
Commission & Pipeline Tracker
Real-time dashboard showing deal progress and expected commissions
Key Features for Real Estate
Discover how Entrata powers real estate automation workflows
Extracción de reales del libro mayor y del estado de resultados
Extraiga los reales del libro mayor general y los estados de resultados operativos por comunidad, código de cuenta y periodo — ya sea mediante la API REST de socios de Entrata (una vez aprovisionada) o ingiriendo la exportación financiera mensual que la mayoría de los clientes de Entrata reciben de su equipo de contabilidad.
Los reales del libro mayor de Entrata son la fuente autorizada del NOI para los portafolios de multifamiliar y uso mixto. La extracción programática elimina la recaptura manual en reportes LP y pro formas, y garantiza que los paquetes para inversionistas reflejen las mismas cifras que los estados financieros auditados en Entrata.
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Exportación mensual de Entrata → reporte LP generado por IA
Cada mes, el equipo de contabilidad entrega el paquete financiero de Entrata — estado de resultados, rent roll y antigüedad de cuentas por pagar en formato Excel. Este flujo de trabajo ingiere esas exportaciones automáticamente, normaliza las partidas del libro mayor por comunidad y periodo, calcula el NOI y la desviación frente al periodo anterior y al presupuesto, y alimenta los datos en el agente de reportes LP para producir una actualización para inversionistas con marca propia — sin trabajo de analista en hojas de cálculo.
1n8n monitorea la bandeja de entrada o la carpeta SFTP designada en busca del paquete de exportación mensual de Entrata
2Los archivos de Excel se analizan; los reales del libro mayor del estado de resultados se extraen por comunidad, categoría de cuenta y periodo
3Los datos se normalizan frente a la instantánea del periodo anterior para calcular las variaciones de ingresos, gastos y NOI por comunidad
4La desviación presupuesto vs. real se calcula; las comunidades con una caída de NOI superior al 5 % se marcan para comentario
El reporte LP trimestral para portafolios de multifamiliar baja de 2 a 4 días-analista a menos de dos horas de revisión. Los reportes reflejan los reales de Entrata, no datos de hojas de cálculo recapturados. Las comunicaciones a LP se envían en plazo cada trimestre con formato consistente.
Triggers & Actions
Connect Entrata to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Exportación financiera de Entrata recibida
Se activa cuando una exportación financiera programada de Entrata (estado de resultados, reales del libro mayor o paquete financiero de Excel) llega a una bandeja de entrada o carpeta de depósito SFTP monitoreada. Disponible sin acceso a la API de socios.
Active el ensamblaje del reporte LP en el momento en que el equipo de contabilidad entregue el paquete financiero mensual de Entrata.
Exportación del rent roll cargada
Se activa cuando se carga un nuevo archivo de Excel del rent roll de Entrata en una carpeta de Google Drive monitoreada, una biblioteca de SharePoint o un adjunto de correo electrónico. No se requiere acceso a la API de socios.
Active una actualización de underwriting en el momento en que el equipo de administración de propiedades entregue un rent roll actualizado antes de una reunión de IC de refinanciamiento.
Extracción programada vía API de socios (solo cuentas aprovisionadas)
Se activa de forma programada (diaria, semanal) para extraer saldos del libro mayor, ocupación, morosidad o datos de arrendamientos mediante la API REST de socios de Entrata. Requiere credenciales de socio de Entrata aprovisionadas por el equipo de alianzas de Entrata.
Extraiga los saldos del libro mayor de la noche anterior y la ocupación en todas las comunidades y actualice el tablero de NOI del portafolio cada mañana.
Exportación del reporte de morosidad recibida
Se activa cuando la exportación semanal de morosidad o de antigüedad de cuentas por cobrar llega a la ubicación monitoreada. Disponible mediante la vía de exportación de reportes, sin aprobación de socio requerida.
Active el pipeline de monitoreo de excepciones de cobranzas cada lunes cuando el equipo de contabilidad entregue el resumen de antigüedad de morosidad.
Umbral de desviación de NOI superado
Se activa cuando la desviación de NOI calculada entre los reales de Entrata (de exportación o API) y el presupuesto supera un umbral definido (p. ej. una caída del 5 % frente al presupuesto).
Alerte automáticamente al asset manager cuando el NOI real de una comunidad caiga más del 5 % por debajo del presupuesto según la exportación mensual del estado de resultados de Entrata.
Ventana de vencimiento de arrendamiento alcanzada
Se activa cuando el pipeline de ingesta del rent roll detecta un arrendamiento que entra en una ventana de vencimiento definida (30, 60, 90 o 180 días) según los datos de arrendamientos de Entrata.
Active una alerta para el equipo de arrendamiento cuando más del 10 % de las unidades de una comunidad entren simultáneamente en la ventana de vencimiento de 60 días — una señal de riesgo de ejecución de renovaciones.
Actions
Analizar y normalizar la exportación financiera de Entrata
Ingiere un estado de resultados, reales del libro mayor o un paquete financiero de Excel de Entrata y normaliza las partidas por comunidad, código de cuenta y periodo en un conjunto de datos estructurado.
Normalice el paquete financiero mensual de Entrata en un esquema coherente que alimente la plantilla de ensamblaje de reportes LP y el pipeline de monitoreo de desviaciones.
Generar el paquete de reporte LP (mediante el agente de reportes LP)
Alimenta los datos financieros normalizados de Entrata — reales del estado de resultados, ocupación, tasa de cobranza — en el agente de reportes LP para producir una actualización para inversionistas con marca propia y comentarios redactados por IA.
Produzca automáticamente una actualización LP con marca propia para el T3 una vez confirmados los reales de Entrata, con narrativa de desviaciones de NOI y resumen de tendencia de ocupación.
Actualizar el pro forma a partir de los datos del rent roll
Actualiza un modelo de pro forma en Google Sheets o Excel con las rentas vigentes, la vacancia, los plazos de arrendamiento y las concesiones extraídos de la exportación del rent roll de Entrata.
Actualice el pro forma de adquisición con los datos del rent roll de Entrata en vivo 24 horas antes de la presentación al IC, anclando las proyecciones en el desempeño vigente actual.
Publicar una alerta de excepción en Slack
Publica un resumen de excepción financiera en lenguaje claro — pico de morosidad, desviación de NOI, caída de ocupación — en un canal de Slack designado para el asset manager responsable o el supervisor regional.
Alerte al equipo de AM en Slack cuando la tasa de cobranza de cualquier comunidad caiga por debajo del 88 % según la exportación semanal de antigüedad de cuentas por cobrar de Entrata.
Archivar la instantánea del periodo para el cálculo de tendencias
Guarda una instantánea con marca de tiempo de los datos normalizados de Entrata (reales del libro mayor, ocupación, morosidad) en la base de datos del portafolio para permitir el cálculo de tendencias de un periodo a otro.
Conserve las instantáneas mensuales del libro mayor y de la ocupación para alimentar un gráfico de tendencia de NOI de 12 meses y una línea de tendencia de cobranzas en el tablero de asset management.
Enrutar el borrador del reporte para aprobación del analista
Entrega el reporte LP ensamblado, la actualización de underwriting o el resumen de cobranzas al analista responsable para su revisión antes de la distribución — garantizando que un humano apruebe antes de enviar cualquier documento dirigido a inversionistas.
Envíe la actualización trimestral LP ensamblada por IA a la bandeja de entrada del asset manager para aprobación 48 horas antes de la fecha límite de distribución a inversionistas.
Setup Guide
Get started in approximately Vía de exportación: de 1 a 2 días de configuración una vez que la carpeta de depósito y la correspondencia de comunidades estén en su lugar. Vía de la API de socios: de 1 a 2 días de configuración una vez aprovisionadas las credenciales de socio de Entrata (el plazo de aprovisionamiento varía — inícielo pronto).
Prerequisites
- Credenciales de API de socios de Entrata aprovisionadas para su cuenta — O — acceso a las exportaciones de reportes financieros programados de Entrata (estado de resultados, rent roll, morosidad) de su equipo de administración de propiedades o de contabilidad (la vía de exportación no requiere aprobación de la API de socios y está disponible de inmediato)
- Si opta por la vía de la API de socios: contacte al equipo de alianzas de Entrata para iniciar el proceso de aprovisionamiento de la API; el plazo y los requisitos varían según el tipo de cuenta y el nivel de producto de Entrata
- Una instancia de n8n (en la nube o autoalojada) para la orquestación de los flujos de trabajo
- Una bandeja de entrada, carpeta de depósito SFTP o unidad compartida (Google Drive o SharePoint) monitoreada donde llegan las exportaciones de Entrata
- Un documento de correspondencia de códigos de comunidad — una lista de sus códigos de propiedad/comunidad de Entrata y las categorías de cuentas del libro mayor que desea monitorear (su administrador de Entrata puede exportarlo desde el panel de administración de Entrata)
Elija su vía de integración: API de socios o ingesta de exportaciones
Determine cuál vía se ajusta a su situación actual. Si su firma cuenta con credenciales de API de socios de Entrata aprovisionadas, puede usar la vía de la API para extracciones programadas o bajo demanda. De lo contrario, la vía de ingesta de exportaciones funciona con los paquetes financieros de Excel y CSV que su equipo de contabilidad ya produce desde Entrata — estados de resultados, rent rolls y reportes de morosidad — y puede configurarse de inmediato sin la aprobación de Entrata.
La mayoría de los operadores comienzan con la vía de ingesta de exportaciones porque está disponible hoy y cubre la mayoría de los casos de uso de reportes LP, monitoreo de morosidad y actualización de underwriting. La vía de la API de socios agrega flexibilidad de programación y acceso en tiempo real una vez aprovisionada.
(Vía de exportación) Configure una bandeja de entrada o carpeta de depósito monitoreada para las exportaciones de Entrata
Cree una dirección de correo electrónico dedicada (p. ej. [email protected]) o una carpeta de unidad compartida donde su administrador de Entrata o su equipo de contabilidad programe las exportaciones mensuales del paquete financiero. Comparta las credenciales de acceso con la instancia de n8n de NextAutomation para que pueda monitorear las nuevas entregas y activar la ingesta automáticamente.
Coordine con su administrador de Entrata para programar horarios de entrega consistentes para las exportaciones del estado de resultados, el rent roll y la morosidad — por ejemplo, el 3.er día hábil de cada mes a las 7 a. m. Los horarios de entrega consistentes hacen que el pipeline de ingesta sea confiable y predecible.
(Vía de la API de socios) Inicie el aprovisionamiento de la API de Entrata
Contacte al equipo de alianzas de Entrata para solicitar el acceso a la API para su cuenta. Proporcione los detalles del caso de uso de integración — tipos de datos necesarios (libro mayor, rent roll, AR/morosidad), frecuencia y el entorno de Entrata de la firma. Una vez aprovisionada, Entrata suministrará las credenciales de socio (clave de API, ID de cliente, URL de entorno) que NextAutomation usa para configurar el nodo de autenticación HTTP en n8n.
Inicie el proceso de aprovisionamiento de la API de socios antes de su fecha objetivo de salida a producción. Mientras espera el aprovisionamiento, configure la vía de ingesta de exportaciones en paralelo para que el valor de automatización comience de inmediato.
Mapee los códigos de comunidad y las categorías de cuentas del libro mayor
Proporcione una correspondencia entre sus códigos de comunidad de Entrata y nombres de activos legibles, y defina las categorías de cuentas del libro mayor que desea monitorear (p. ej. «Ingresos por renta», «Gastos operativos», «Reparaciones y mantenimiento», «Ingreso neto operativo», «Servicio de deuda»). Esta correspondencia normaliza los datos crudos de Entrata en entradas estructuradas del pipeline que los reportes y tableros posteriores pueden consumir.
Su administrador de Entrata puede exportar la lista de códigos de comunidad desde el panel de administración de Entrata. La correspondencia de categorías de cuentas del libro mayor normalmente refleja su plantilla presupuestaria y las partidas que sus LP esperan ver en los reportes trimestrales.
Construya y pruebe el pipeline de ingesta en n8n
Configure el disparador adecuado en n8n: detección de archivos por correo electrónico o SFTP para la vía de exportación, o un nodo cron HTTP programado para la vía de la API de socios. Agregue un nodo de análisis-y-normalización para extraer los reales del libro mayor, las filas del rent roll o los rangos de antigüedad de cuentas por cobrar del formato de salida de Entrata. Pruebe con un mes de exportaciones históricas antes de conectarse a los datos en vivo.
Ejecute primero el pipeline con las exportaciones históricas de Entrata del trimestre anterior. Esto valida la lógica de normalización y detecta cualquier discrepancia de código de comunidad o variación de formato de columna de Excel antes de que fluyan los datos en vivo.
Conéctese a las salidas posteriores
Conecte los datos normalizados de Entrata a sus salidas objetivo: el agente de reportes LP para los paquetes de inversionistas, un tablero de Supabase o Airtable para el monitoreo del portafolio, o el generador de pro forma para el underwriting. Configure los umbrales de alerta para el monitoreo de morosidad y desviaciones (p. ej. marcar las comunidades con una caída de NOI superior al 5 % frente al presupuesto o una tasa de cobranza inferior al 90 %).
Comience con una sola salida posterior de alto valor — normalmente el ensamblaje de reportes LP o el pipeline de alertas de morosidad. Compruebe que los datos fluyan correctamente y que el formato de salida cumpla con sus estándares antes de agregar más consumidores posteriores.
Frequently Asked Questions
Common questions about Entrata integration
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