VTS Integration
CRM & Lead ManagementWhat It Does
VTS est la plateforme de CRM de location et de gestion d'actifs conçue spécifiquement pour le secteur de l'immobilier commercial. Utilisée par les propriétaires institutionnels, les REIT et les courtiers en location sur les actifs de bureaux, de commerce et d'industrie, VTS centralise le pipeline de location, suit chaque transaction et chaque locataire potentiel depuis la première visite jusqu'au bail signé, et fait remonter le taux d'occupation du portefeuille, l'exposition aux renouvellements et les comparables de marché dans un système de référence unique.
Why Real Estate Professionals Use It
Pour les propriétaires de bureaux, de commerces et d'actifs industriels, le pipeline de location est le moteur central des revenus — mais les données enfermées dans VTS parviennent rarement en temps réel aux personnes qui en ont besoin. Les gestionnaires d'actifs en attente de mises à jour sur le statut des locations, les partenaires LP s'interrogeant sur le taux d'occupation du portefeuille et les équipes de direction cherchant à prévoir l'exposition aux renouvellements dépendent toutes d'informations qui existent dans VTS mais qui n'en sortent que par des rapports manuels et des appels périodiques.
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Alertes de changement d'étape du pipeline de location (via l'API partenaire VTS)
Surveillez les transitions d'étape des transactions VTS — du prospect à la visite, de la visite à la proposition, de la proposition à la LOI, de la LOI à la signature du bail — et déclenchez des notifications automatisées au gestionnaire d'actifs, au groupe de propriété ou au dirigeant concerné. Nécessite un accès à l'API partenaire VTS une fois provisionné.
En location institutionnelle, la dynamique des transactions est difficile à suivre dans un immeuble de 20 suites, à plus forte raison dans un portefeuille de 10 actifs. Les alertes automatisées de changement d'étape garantissent que les gestionnaires d'actifs et les propriétaires sont informés dès qu'une transaction progresse ou stagne — sans attendre l'appel hebdomadaire de location.
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Changement d'étape de transaction VTS → Alerte gestionnaire d'actifs + synthèse de statut (API partenaire)
Lorsqu'une transaction dans VTS passe d'une étape à la suivante — du prospect à la visite, de la visite à la proposition, de la proposition à la LOI, de la LOI au bail signé — l'événement de l'API partenaire VTS déclenche une notification automatisée au gestionnaire d'actifs responsable. L'IA rédige une synthèse de statut de transaction en langage clair couvrant le locataire, l'espace, les conditions proposées et l'historique de la transaction. Le gestionnaire d'actifs reçoit un message Slack ou un e-mail en un clic avec tout le contexte, sans ouvrir VTS.
1Un nœud HTTP n8n interroge l'API partenaire VTS pour les changements d'étape de transaction (ou reçoit un webhook de VTS si l'intégration provisionnée le permet)
2La fiche de transaction modifiée est récupérée : nom du locataire, suite, surface, loyer proposé, étape de la transaction, courtier en location responsable
3Un nœud IA (Claude ou OpenAI) rédige une mise à jour de statut de transaction en 3 phrases en langage clair à partir de la fiche de transaction VTS
4Une notification est envoyée au gestionnaire d'actifs responsable via message direct Slack et e-mail
Les gestionnaires d'actifs sont informés des progrès matériels d'une transaction quelques minutes après un changement d'étape VTS — et non lors de l'appel hebdomadaire de location. Les groupes de propriété voient les confirmations de baux signés le jour où ils ont lieu. La dynamique de location est visible sans vérifications manuelles dans VTS.
Triggers & Actions
Connect VTS to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Étape de transaction VTS modifiée (API partenaire)
Se déclenche lorsqu'une transaction dans VTS passe entre les étapes du pipeline de location (prospect → visite → proposition → LOI → bail signé). Nécessite un accès à l'API partenaire VTS une fois provisionné.
Notifier le gestionnaire d'actifs dès qu'une transaction majeure avec un locataire atteint l'étape LOI dans VTS.
Nouvelle visite consignée dans VTS (API partenaire)
Se déclenche lorsqu'une nouvelle visite est enregistrée dans VTS pour un locataire potentiel. Nécessite un accès à l'API partenaire VTS une fois provisionné.
Consigner la nouvelle activité de visite dans le registre d'opérations de location et alerter le gestionnaire d'actifs lorsqu'un prospect prioritaire effectue une visite pour la première fois.
Bail signé dans VTS (API partenaire)
Se déclenche lorsqu'une transaction atteint le statut « Signé » dans VTS — confirmant un bail signé. Nécessite un accès à l'API partenaire VTS une fois provisionné.
Déclencher une mise à jour du tableau de bord d'occupation et une notification au groupe de propriété dès qu'une signature de bail est confirmée dans VTS.
Bail entrant dans une fenêtre de renouvellement (sondage API planifié)
Se déclenche sur une base planifiée lorsque le sondage de l'API partenaire VTS identifie un bail de locataire entrant dans une fenêtre de renouvellement définie (6, 12 ou 24 mois avant l'expiration). Nécessite un accès à l'API partenaire VTS une fois provisionné.
Déclencher un brouillon de prise de contact de renouvellement et une alerte de renouvellement lorsqu'un locataire représentant plus de 20 % de la SLU d'un actif entre dans la fenêtre d'expiration à 12 mois.
Sondage planifié de l'occupation du portefeuille (API partenaire)
Se déclenche sur une base quotidienne ou hebdomadaire planifiée pour extraire les données d'occupation actuelle, de WALT et de loyer effectif de l'ensemble du portefeuille depuis l'API partenaire VTS. Nécessite un accès à l'API partenaire VTS une fois provisionné.
Actualiser le tableau de bord d'occupation du portefeuille et publier une synthèse hebdomadaire de santé à l'équipe de gestion d'actifs chaque lundi.
Instantané trimestriel du pipeline de location (API partenaire)
Se déclenche sur une base trimestrielle planifiée pour extraire l'instantané complet du pipeline de location de VTS — baux signés, transactions en LOI, propositions actives, vacance — pour l'assemblage du rapport LP.
Déclencher le pipeline d'assemblage de la mise à jour de location LP une semaine avant l'échéance du rapport LP trimestriel.
Actions
Récupérer la fiche de transaction VTS (API partenaire)
Récupère la fiche de transaction complète d'une transaction spécifique depuis VTS via l'API partenaire — nom du locataire, espace, conditions, étape de la transaction, courtier, notes. Nécessite un accès à l'API partenaire VTS une fois provisionné.
Récupérer l'historique complet de transaction d'un locataire majeur en LOI avant de rédiger le briefing du gestionnaire d'actifs.
Générer une synthèse de statut de location par IA
Prend une transaction VTS ou un export de pipeline et génère une synthèse de statut de location en langage clair pour le gestionnaire d'actifs, l'équipe de direction ou l'audience LP.
Rédiger la section de mise à jour de location du rapport LP trimestriel à partir de l'instantané du pipeline VTS.
Publier une alerte de location sur Slack
Publie une notification de changement d'étape de transaction, une alerte de renouvellement ou une synthèse d'occupation du portefeuille sur un canal Slack désigné pour l'équipe de gestion d'actifs ou de propriété.
Alerter le canal Slack de l'équipe de gestion d'actifs lorsqu'une transaction de bureau de 30 000 SF passe à l'étape LOI dans VTS.
Synchroniser la fiche de locataire VTS vers le CRM (HubSpot / Salesforce)
Écrit ou met à jour une fiche de locataire potentiel ou signé dans HubSpot ou Salesforce à l'aide des données de transaction et de contact VTS — maintenant le CRM de location et le CRM de relation synchronisés.
Créer ou mettre à jour une fiche de contact HubSpot pour un locataire de bureau potentiel lorsque sa transaction dépasse l'étape de visite dans VTS.
Mettre à jour le tableau de bord d'occupation du portefeuille
Écrit les indicateurs actuels d'occupation, de WALT et de loyer effectif VTS dans un tableau de bord de portefeuille centralisé (Airtable, Google Sheets ou une application personnalisée).
Mettre à jour le tableau de bord d'occupation du portefeuille avec les derniers indicateurs VTS chaque matin avant la réunion debout de 9 h de l'équipe de direction.
Livrer le brouillon de prise de contact de renouvellement pour examen par le directeur de location
Achemine un e-mail de prise de contact de renouvellement de locataire rédigé par l'IA vers le directeur de location responsable pour examen et approbation avant l'envoi — garantissant qu'un humain approuve la communication avant qu'elle ne parvienne à un locataire.
Envoyer la prise de contact de renouvellement rédigée par l'IA pour un locataire commercial de 15 000 SF entrant dans la fenêtre d'expiration à 12 mois au directeur de location pour examen.
Setup Guide
Get started in approximately 1 à 2 jours de configuration une fois les identifiants de l'API partenaire VTS provisionnés. Le provisionnement de l'API partenaire VTS lui-même varie en durée — lancez le processus avec votre représentant de compte VTS bien avant votre date de mise en service cible.
Prerequisites
- Accès à l'API partenaire VTS provisionné via le programme partenaire formel de VTS — il ne s'agit pas d'une API ouverte et cela nécessite que VTS approuve et provisionne l'accès de votre entreprise ; contactez votre représentant de compte VTS pour lancer le processus
- Identifiants VTS Marketplace ou API (ID client, secret client, point d'accès d'environnement) fournis par VTS une fois le provisionnement terminé
- Une instance n8n (cloud ou auto-hébergée) pour l'orchestration des workflows
- Une correspondance claire entre les ID d'actifs VTS et des noms de propriétés lisibles pour la normalisation
- Un canal Slack et/ou une liste de distribution e-mail désignés pour les alertes de location et les synthèses de santé du portefeuille
- Des identifiants CRM (HubSpot, Salesforce) si les workflows de synchronisation transaction-vers-CRM sont dans le périmètre
Lancer le provisionnement de l'API partenaire VTS
Contactez votre représentant de compte VTS pour demander un accès API via le programme partenaire de VTS. VTS vous guidera tout au long du processus de provisionnement, qui implique généralement la signature d'un accord de partenariat et l'acceptation des conditions d'utilisation de l'API VTS. Une fois provisionné, VTS fournit les identifiants API (ID client, secret et URL du point d'accès d'environnement). Le délai de provisionnement varie — prévoyez plusieurs semaines entre le lancement et l'obtention d'identifiants actifs.
Soyez précis avec votre représentant VTS sur vos cas d'usage prévus (alertes de pipeline de location, surveillance de l'occupation, reporting LP) — cela aide VTS à dimensionner le niveau d'accès API approprié et accélère le provisionnement.
Configurer l'authentification de l'API VTS dans n8n
Une fois que VTS a fourni vos identifiants API, configurez un jeu d'identifiants HTTP n8n à l'aide de l'ID client et du secret VTS. Mettez en place un flux d'authentification OAuth2 ou par jeton bearer conformément à la documentation de l'API VTS. Testez l'authentification en appelant le point d'accès de santé ou d'actifs de VTS pour confirmer que la connexion est active.
Stockez les identifiants de l'API VTS dans le coffre d'identifiants de n8n — ne les codez jamais en dur dans les nœuds de workflow. Renouvelez immédiatement les identifiants s'ils sont exposés.
Mapper les ID d'actifs VTS et configurer le périmètre
Récupérez la liste de vos ID d'actifs VTS depuis l'API (ou auprès de votre administrateur VTS) et faites-les correspondre à des noms de propriétés lisibles et aux affectations de gestionnaires d'actifs. Définissez les étapes du pipeline, les fenêtres de renouvellement et les seuils d'occupation qui déclencheront des alertes. Cette correspondance pilote la logique de normalisation et de routage dans tous les workflows en aval.
Demandez à votre administrateur VTS d'exporter la correspondance ID-d'actif-vers-nom-de-propriété depuis les paramètres VTS. Cela évite les erreurs de recherche manuelle lorsque de nouveaux actifs sont ajoutés au portefeuille.
Construire et tester le workflow d'alerte de pipeline de location
Configurez le workflow n8n principal : un sondage planifié de l'API VTS pour les changements d'étape de transaction (ou un écouteur de webhook VTS si votre accès provisionné le permet). Testez avec un seul actif avant de déployer sur l'ensemble du portefeuille. Confirmez que les changements d'étape de transaction dans VTS déclenchent des notifications dans la fenêtre de latence attendue.
Commencez par un seul actif à forte valeur — idéalement un actif avec une location active. Cela vous permet de valider le format de réponse de l'API et le routage des notifications avant d'exposer l'ensemble du portefeuille.
Configurer la surveillance des renouvellements et les alimentations du tableau de bord
Ajoutez le workflow de surveillance des renouvellements (sondage hebdomadaire des expirations de baux) et l'alimentation du tableau de bord d'occupation du portefeuille (extraction quotidienne ou hebdomadaire de l'occupation/WALT). Connectez l'alimentation du tableau de bord à votre sortie cible (Airtable, Google Sheets ou une application de tableau de bord personnalisée). Définissez les valeurs de seuil pour les alertes de fenêtre de renouvellement et les signalements d'occupation/WALT.
Configurez les fenêtres de renouvellement de manière conservatrice — 24 mois, 12 mois et 6 mois. Des alertes plus précoces laissent plus de temps pour les conversations de rétention, ce qui constitue la valeur principale de ce workflow.
Connecter le pipeline VTS au reporting LP
Reliez le workflow d'instantané trimestriel du pipeline au pipeline de reporting LP : configurez l'export VTS pour alimenter l'[agent de reporting LP](/solutions/lp-reporting-agent) avec des données de location structurées (baux signés, transactions en LOI, vacance, activité de visites). Testez la section de mise à jour de location LP avec un trimestre de données historiques VTS avant la première exécution de rapport en direct.
Exécutez d'abord le pipeline LP sur les données VTS du trimestre précédent. Cela vous permet de valider le récit de location généré par l'IA et de détecter tout décalage de formatage avant que le rapport en direct ne parvienne aux LP.
Frequently Asked Questions
Common questions about VTS integration
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