Propertyware Integration
Payments & AccountingWhat It Does
Propertyware est une plateforme de gestion immobilière et de comptabilité détenue par RealPage, conçue pour les exploitants de portefeuilles de logements individuels (single-family) et de petit commercial. Elle couvre l'intégralité du cycle opérationnel : location et screening, encaissement des loyers et traitement ACH, portails propriétaires et locataires, gestion des ordres de travail de maintenance, et un moteur de grand livre général au niveau de la propriété avec génération de relevés propriétaires.
Why Real Estate Professionals Use It
Les exploitants de sites dispersés et de petit commercial font face à une charge de reporting particulière : chaque propriétaire ou prêteur attend des relevés mensuels propres, mais les actifs sont répartis sur de nombreuses petites propriétés plutôt que concentrés dans quelques grands immeubles. L'API de Propertyware permet à l'IA d'extraire le rent roll complet, d'assembler les indicateurs d'impayés et de rédiger les narrations propriétaires sur des dizaines de petits actifs dans le temps qu'il fallait autrefois à un collaborateur pour en terminer un seul.
AI Solutions for Payments
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Security, compliance, and vendor evaluation frameworks for AI operations
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Automate document collection, deadline tracking, and stakeholder updates
Commission & Pipeline Tracker
Real-time dashboard showing deal progress and expected commissions
Key Features for Real Estate
Discover how Propertyware powers real estate automation workflows
Grand livre général et comptabilité au niveau de la propriété
Moteur de comptabilité complet au niveau de la propriété suivant les revenus, les charges et les fonds propres par immeuble ou unité. Couvre les charges de loyer, l'imputation des paiements, la répartition des charges, le rapprochement bancaire et l'enregistrement des prélèvements propriétaires (owner draws).
Pour les exploitants en sites dispersés, les comptes de résultat (P&L) au niveau de la propriété sont le fondement de chaque relevé propriétaire et de chaque demande de compte d'exploitation prêteur. Le grand livre de Propertyware tient les comptes de chaque actif séparément tandis que l'API fait remonter la vue complète du portefeuille — de sorte qu'un seul workflow peut générer les relevés de 50 propriétés dans le temps qu'il faut à un collaborateur pour exporter un seul tableur.
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Relevé propriétaire mensuel avec narration d'écarts par IA
Le premier de chaque mois, extrayez le grand livre du mois précédent depuis Propertyware pour chaque propriété, calculez le NOI et les postes clés par rapport à la période précédente, générez une narration d'écarts rédigée par l'IA qui fait remonter les mouvements d'impayés et de coûts de maintenance, puis envoyez par e-mail le dossier de relevé soigné à chaque propriétaire — sans assemblage manuel.
1Le déclencheur planifié n8n se déclenche à 6 h le 1er de chaque mois
2Interroger l'API Propertyware : extraire tous les enregistrements de charges et de paiements de chaque propriété pour le mois calendaire précédent
3Calculer, au niveau de la propriété, le loyer brut encaissé, la perte pour vacance, les dépenses de maintenance, le NOI net et le nombre d'impayés
4Transmettre les chiffres de synthèse à l'IA (Claude ou OpenAI) pour générer un commentaire d'écart de 150 à 200 mots : ce qui a entraîné la variation de NOI, quelles unités sont en souffrance et quelle activité de maintenance a affecté le résultat
Les relevés propriétaires partent automatiquement le 1er avec une explication narrative claire de la performance du mois. Les propriétaires reçoivent un rapport présenté de façon professionnelle, sans sprint manuel de l'équipe de gestion ou de comptabilité. Les surprises d'impayés et de coûts sont documentées avant que les propriétaires ne les remarquent d'eux-mêmes.
Triggers & Actions
Connect Propertyware to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Paiement reçu
Détecté via interrogation API lorsqu'un paiement de locataire est régularisé dans Propertyware — ACH, portail de paiement en ligne ou encaissement enregistré manuellement.
Lorsque le loyer est régularisé pour une unité, mettre à jour le tableau de bord de trésorerie en direct du propriétaire et envoyer au locataire une confirmation de reçu automatisée.
Solde dû détecté (interrogation planifiée)
L'interrogation API quotidienne renvoie toutes les unités présentant un solde dû échu, permettant le suivi des impayés à l'échelle du portefeuille, quelle qu'en soit la taille.
Chaque matin, faire remonter les locataires nouvellement en impayé et les inscrire automatiquement dans la séquence graduée de mise en demeure.
Ordre de travail créé
Détecté via interrogation API lorsqu'une nouvelle demande de maintenance ou un ordre de travail est créé par un locataire, un gestionnaire ou de manière externe via l'API.
Déclencher le triage IA pour classer l'urgence, assigner le bon prestataire et alerter le propriétaire si le coût estimé dépasse son seuil configuré.
Bail arrivant à échéance (planifié)
L'interrogation quotidienne sur les baux actifs filtrée par date d'échéance fait remonter les renouvellements à venir dans les fenêtres de 90, 60 et 30 jours.
Lancer une campagne de renouvellement personnalisée par l'IA à trois points de contact lorsqu'un bail entre pour la première fois dans la fenêtre des 90 jours.
Bail créé ou mis à jour
Détecté via interrogation API lorsqu'un nouvel enregistrement de bail est créé ou qu'un bail existant est modifié (montant de loyer, date de fin, statut).
À la création d'un nouveau bail, déclencher une séquence de bienvenue locataire — instructions de mise en service des compteurs, règlement de l'immeuble, checklist d'entrée — livrée automatiquement.
Enregistrement locataire créé
L'interrogation API détecte l'ajout d'un nouvel enregistrement locataire dans Propertyware, généralement à la signature d'un bail ou par saisie manuelle.
À la création d'un nouveau locataire, provisionner automatiquement les instructions d'accès au portail et planifier l'ordre de travail de l'état des lieux d'entrée.
Actions
Comptabiliser une transaction sur le grand livre de la propriété
Écrire des transactions de revenus ou de charges sur le grand livre général d'une propriété dans Propertyware via l'API des charges ou des paiements.
Lorsqu'une facture de prestataire est approuvée dans votre workflow comptes fournisseurs, comptabiliser la charge sur le bon grand livre de propriété dans Propertyware sans écriture de journal manuelle.
Créer ou mettre à jour un ordre de travail
Créer un nouvel ordre de travail de maintenance dans Propertyware ou mettre à jour un ordre existant avec le statut, les coûts réels ou les notes de résolution.
Après un non-renouvellement de bail, créer automatiquement un ordre de travail de remise en état de l'unité et l'assigner au prestataire de maintenance principal de la propriété.
Créer ou mettre à jour un enregistrement de bail
Écrire un nouveau bail dans Propertyware ou mettre à jour les conditions d'un bail existant — montant de loyer, date de fin, dépôt, type de bail.
Après le contre-signature d'un renouvellement DocuSign, pousser automatiquement le montant de loyer actualisé et la nouvelle date de fin dans Propertyware, maintenant le système de référence à jour.
Téléverser un document vers le portail propriétaire ou locataire
Pousser un fichier PDF ou document dans la bibliothèque de documents propriétaire ou locataire de Propertyware via l'API.
Une fois le relevé propriétaire enrichi par l'IA assemblé, le pousser dans le portail de chaque propriétaire afin qu'il soit visible aux côtés de son historique de paiement, sans téléversement manuel.
Créer ou mettre à jour un enregistrement locataire
Créer un nouveau locataire dans Propertyware ou mettre à jour les coordonnées, notes ou statut d'un locataire existant.
Lorsqu'une candidature locative est approuvée dans votre outil de screening externe, créer le candidat approuvé en tant que locataire Propertyware, prêt pour l'assignation d'un bail.
Lire les données de portefeuille et d'unité
Extraire des données structurées sur les portefeuilles, les immeubles, les unités et leur statut de bail et d'occupation actuel depuis Propertyware.
Chaque matin, extraire le rent roll complet sur tous les immeubles et l'alimenter dans un tableau de bord de portefeuille Google Sheets que l'asset manager consulte avant ses appels.
Setup Guide
Get started in approximately 30 minutes pour s'authentifier et exécuter votre premier appel de lecture API ; 3 à 4 heures pour construire de bout en bout le suivi des impayés, la livraison des relevés propriétaires et les séquences de renouvellement de bail
Prerequisites
- Compte Propertyware actif avec accès de niveau administrateur
- Identifiants API : rendez-vous dans Settings → API Configuration dans Propertyware pour générer vos clés API
- Une instance n8n (cloud ou auto-hébergée), Make ou une plateforme d'automatisation similaire prenant en charge les nœuds HTTP Request
- Familiarité de base avec la structure de votre portefeuille, de vos immeubles et de vos unités dans Propertyware
Générez les identifiants API Propertyware
Connectez-vous à Propertyware en tant qu'administrateur. Rendez-vous dans Settings → API Configuration. Générez votre jeu de clés API — généralement un client ID et un secret, ou une clé API directe selon la version de votre compte. Stockez ces identifiants de façon sécurisée ; vous les référencerez dans chaque automatisation qui appelle l'API Propertyware. Le Propertyware Developer Portal documente le schéma d'authentification et tous les points de terminaison disponibles.
Utilisez un compte de service dédié pour les identifiants d'automatisation plutôt que de les rattacher à un identifiant utilisateur nominatif. Cela évite que l'accès API ne se brise si le compte d'un membre de l'équipe est désactivé ou si son mot de passe est renouvelé.
Testez l'authentification et extrayez votre liste de portefeuilles
Dans n8n, créez un workflow de test à deux nœuds : un nœud HTTP Request qui s'authentifie avec vos identifiants API Propertyware, puis un second nœud HTTP Request qui appelle le point de terminaison portfolio ou buildings pour récupérer votre liste de propriétés. Confirmez que vous voyez bien vos immeubles réels avant d'aller plus loin. Cela valide les identifiants, la connectivité, et que votre compte dispose du palier API requis pour les objets dont vous avez besoin.
L'URL de base de l'API Propertyware et le point de terminaison d'authentification sont documentés dans le Propertyware Developer Portal. Mettez la référence API en favori — les chemins de points de terminaison, les paramètres de requête et les schémas de réponse y figurent tous. Gardez la Swagger UI ouverte dans un onglet de navigateur lors de la construction de vos premiers workflows.
Cartographiez vos ID de portefeuille, d'immeuble et d'unité
Utilisez les points de terminaison de liste de portefeuilles et d'immeubles pour récupérer les ID internes que Propertyware assigne à chaque actif. Extrayez les unités sous chaque immeuble pour obtenir les ID d'unité. Notez ces correspondances — ce sont les clés étrangères que vous référencerez lors de la lecture des baux, de la création des ordres de travail et de la comptabilisation des transactions. Pour les portefeuilles de 10 immeubles et plus, stockez la correspondance des ID dans un Google Sheet afin que les workflows puissent rechercher les ID sans appeler l'API Propertyware à chaque exécution.
Si votre compte Propertyware comporte plusieurs portefeuilles (courant lorsqu'on gère des propriétés pour différentes entités propriétaires), notez tôt à quel portefeuille appartient chaque immeuble. Certains appels API exigent l'ID de portefeuille, et pas seulement l'ID d'immeuble, et les mélanger renvoie des résultats vides plutôt qu'une erreur — ce qui rend le bug plus difficile à repérer.
Construisez votre première automatisation : le rapport d'impayés du matin
Créez un workflow n8n planifié qui s'exécute chaque jour à 7 h. Il interroge le point de terminaison des charges ou du grand livre de Propertyware pour toutes les unités présentant un solde dû échu. Analysez les résultats pour identifier les unités présentant des soldes de plus de 3 jours de retard. Pour chaque unité en impayé, recherchez le nom et le contact du locataire, puis publiez un résumé Slack sur votre canal d'asset management listant chaque unité en impayé, le nombre de jours de retard et le montant dû.
Commencez en lecture seule et surveillez pendant 3 à 5 jours avant de câbler la relance des locataires. Vérifiez que le workflow identifie correctement les bonnes unités et que le filtre de solde dû fonctionne comme prévu pour le calendrier de comptabilisation des paiements de votre compte avant d'envoyer toute communication automatisée.
Mettez en place la livraison des relevés propriétaires mensuels
Construisez le workflow de relevé propriétaire mensuel : le 1er de chaque mois, appelez le point de terminaison du grand livre de Propertyware pour chaque propriété afin d'extraire les transactions du mois précédent. Calculez le loyer brut, la vacance, les dépenses de maintenance et le NOI net. Alimentez les chiffres de synthèse dans un nœud IA pour générer un commentaire d'écart. Assemblez le PDF du relevé propriétaire et envoyez le dossier combiné par e-mail à chaque propriétaire via Gmail ou SendGrid. Optionnellement, poussez le PDF de retour dans le portail propriétaire Propertyware via l'API.
Transmettez les chiffres réellement calculés (brut encaissé, perte pour vacance, total maintenance, NOI net, NOI du mois précédent) explicitement dans le prompt IA plutôt que d'envoyer le JSON de transaction brut. L'IA produit un commentaire bien plus ancré et lisible lorsqu'elle travaille à partir d'une synthèse pré-calculée que lorsqu'on lui demande d'interpréter des centaines de postes.
Activez la séquence de renouvellement de bail
Construisez un workflow n8n quotidien qui s'exécute à 8 h et interroge Propertyware pour tous les baux actifs arrivant à échéance dans les 90 jours. Regroupez les baux par fenêtre de 90/60/30 jours. Pour les baux atteignant chaque seuil pour la première fois, envoyez le point de contact de renouvellement correspondant via Gmail. Utilisez un journal Google Sheets pour suivre quels points de contact ont été envoyés à chaque bail, évitant les envois en double d'une exécution de workflow à l'autre.
Le point de terminaison des baux de Propertyware renvoie le nom du locataire, l'adresse de l'unité et la date d'échéance — incluez les trois comme jetons de personnalisation dans vos modèles d'e-mail de renouvellement. Les locataires répondent nettement mieux à une relance de renouvellement qui référence leur unité spécifique et leur date de fin de bail réelle qu'à des messages génériques du type « votre bail arrive bientôt à échéance ».
Frequently Asked Questions
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