Calendly Integration
Scheduling & MeetingsWhat It Does
Calendly est une plateforme de prise de rendez-vous professionnelle qui transforme la manière dont les équipes d'investissement et de développement en CRE planifient leurs rendez-vous. Au lieu des échanges d'e-mails sans fin du type « Êtes-vous disponible mardi ? », Calendly propose une page de réservation à votre image où les brokers, les sponsors et les LP choisissent parmi vos disponibilités réelles. Vous définissez vos types d'événements (appel d'introduction de 15 minutes, revue de deal de 30 minutes, visite de site d'1 heure), vous paramétrez vos plages de disponibilité, puis vous partagez un lien. Ils réservent eux-mêmes instantanément, et le rendez-vous se synchronise avec votre Google Calendar ou Outlook.
Why Real Estate Professionals Use It
Le CRE est un métier de relations bâti sur la réactivité et la rigueur institutionnelle. Lorsqu'un broker vous envoie un nouveau deal off-market à 21 h, il le propose à plusieurs acquéreurs. Celui qui rend la prise de rendez-vous la plus simple décroche la visite. Calendly élimine les frictions de planification — les brokers réservent une visite de site en 30 secondes sans attendre de réponse, ce qui augmente considérablement la conversion de la demande au rendez-vous planifié. Le premier acquéreur à s'engager obtient souvent la première visite ; Calendly fait de vous cet acquéreur en permettant la réservation instantanée en libre-service.
Key Features for Real Estate
Discover how Calendly powers real estate automation workflows
Types d'événements personnalisés pour les scénarios CRE
Créez des types d'événements sur mesure pour différents types de rendez-vous : « Appel d'introduction de 15 minutes », « Revue de deal de 45 minutes », « Visite de site d'1 heure », « Visite virtuelle de 30 minutes ». Chaque événement possède sa propre durée, son temps tampon, son lieu (bureau, Zoom, adresse de l'actif) et ses questions personnalisées.
Un broker réserve une « Visite de site d'1 heure » pour le 123 Oak St. Calendly demande « Le deal est-il actuellement sous LOI ? » et « Avez-vous votre financement en place ? ». Les réponses se déversent dans votre CRM pour que vous soyez préparé avant d'arriver.
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Automation Workflows
Ready-to-deploy workflows powered by Calendly + NextAutomation
Visite de site réservée → Deal CRM + confirmation SMS
Lorsqu'un broker réserve une visite de site via Calendly, ce workflow crée un deal dans HubSpot avec l'adresse de l'actif et l'heure de la visite, envoie une confirmation par SMS via Twilio avec l'itinéraire, met à jour Google Calendar et crée une tâche pour que le responsable du deal transmette les détails de due diligence avant la visite, 24 heures à l'avance.
1Le broker réserve une visite de site via le lien Calendly (par ex. « Réserver une visite de site : 123 Oak St »)
2Le webhook Calendly se déclenche vers n8n avec les données de l'invité : nom, e-mail, téléphone, heure de la visite, réponses aux questions personnalisées
3n8n crée ou met à jour le contact dans HubSpot avec l'intérêt pour le deal
4Créer un deal dans HubSpot : « Visite de site - 123 Oak St » avec la date planifiée et les détails de l'actif
Le broker reçoit une confirmation instantanée par SMS avec l'itinéraire. L'agenda du responsable du deal est mis à jour automatiquement. Le CRM suit la visite comme un deal. Les tâches de suivi sont mises en file d'attente. Aucune saisie manuelle de données n'est requise.
Triggers & Actions
Connect Calendly to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Invité créé
Se déclenche lorsqu'une personne réserve un nouveau rendez-vous via votre lien Calendly. Renvoie le nom de l'invité, son e-mail, son téléphone, l'heure planifiée, le type d'événement et les réponses aux questions personnalisées.
Un broker réserve une visite de site pour le 789 Pine St. Déclenchez un workflow qui crée un deal CRM, envoie une confirmation par SMS et met à jour l'agenda du responsable du deal avec l'adresse de l'actif et les paramètres du deal.
Invité annulé
Se déclenche lorsqu'un invité annule son rendez-vous planifié via le lien d'annulation envoyé dans les e-mails de confirmation.
Un broker annule la visite de site de demain. Déclenchez un workflow qui envoie un SMS « Désolé de vous manquer », propose un lien de reprogrammation et consigne le motif d'annulation dans le CRM.
Invité reprogrammé
Se déclenche lorsqu'un invité change l'heure de son rendez-vous à l'aide du lien de reprogrammation. Renvoie l'ancienne et la nouvelle heure de rendez-vous.
Un broker reprogramme la visite de site du jeudi 15 h au vendredi 10 h. Mettez à jour le deal dans le CRM avec la nouvelle heure et envoyez une confirmation par SMS avec les détails actualisés.
Invité absent
Se déclenche lorsque l'heure d'un rendez-vous planifié est passée sans que l'invité se soit présenté (nécessite un déclencheur manuel ou une vérification temporelle du workflow).
Visite de site planifiée à 14 h ; à 14 h 15, aucun contact. Déclenchez un workflow qui marque l'absence dans le CRM et envoie un SMS « Vous nous avez manqué » avec un lien de reprogrammation.
Rendez-vous démarré
Se déclenche lorsque l'heure de début d'un rendez-vous planifié arrive (utile pour les automatisations basées sur le temps).
15 minutes après le début de la visite de site, déclenchez un workflow qui envoie un formulaire de notes post-visite : « Qu'avez-vous pensé du 123 Oak St ? »
Rendez-vous terminé
Se déclenche lorsque l'heure de fin d'un rendez-vous planifié est atteinte.
30 minutes après la fin de la visite de site, envoyez un SMS : « Merci pour la visite du 123 Oak St ! Intéressé ? Répondez OUI pour discuter des prochaines étapes et d'une LOI. »
Actions
Créer un type d'événement
Créez par programmation de nouveaux types d'événements Calendly (par ex. « Visite de site - 123 Main St ») avec une durée, un lieu et des questions personnalisés.
Un nouveau deal est mis en ligne. Créez automatiquement le type d'événement Calendly « Visite de site - 123 Main St » avec l'adresse de l'actif et la question personnalisée : « Avez-vous votre financement en place ? »
Annuler un rendez-vous
Annulez par programmation un rendez-vous Calendly planifié et, en option, notifiez l'invité.
Un deal passe sous contrat. Annulez toutes les visites de sites à venir pour cet actif via l'API Calendly, et envoyez un SMS : « Le deal est désormais sous contrat. Laissez-moi vous montrer des actifs comparables : [lien] »
Obtenir les détails de l'invité
Récupérez l'ensemble des détails d'un rendez-vous planifié, y compris les réponses de l'invité aux questions personnalisées.
Le responsable du deal se prépare pour une visite de site en interrogeant Calendly sur les réponses du broker à « Taille du deal », « Statut du financement » et « Critères incontournables » avant d'arriver.
Lister les événements planifiés
Interrogez tous les rendez-vous planifiés pour une plage de dates ou un type d'événement précis.
En fin de semaine, générez un rapport de toutes les visites de sites planifiées pour la semaine suivante, regroupées par actif. Envoyez-le à l'équipe via Slack pour la coordination.
Mettre à jour la disponibilité d'un type d'événement
Modifiez les horaires de disponibilité d'un type d'événement (par ex. bloquer des jours de congé, ajuster les heures de visite).
Le responsable du deal part en congé. Bloquez automatiquement la disponibilité Calendly pendant 2 semaines et redirigez les réservations vers l'agenda d'un membre de l'équipe de secours.
Envoyer un lien de reprogrammation
Générez et envoyez un lien de reprogrammation unique pour un rendez-vous réservé précis.
Après une absence, envoyez un SMS personnalisé : « Bonjour [Broker], vous voulez reprogrammer ? Utilisez ce lien pour choisir un nouveau créneau : [lien de reprogrammation unique] »
Ajouter un invité à un événement
Ajoutez manuellement une personne à un événement de groupe planifié (utile pour la planification collective ou les visites de sites en équipe).
Le prêteur du sponsor veut participer à une visite de site planifiée. Ajoutez l'e-mail du prêteur à l'événement Calendly et envoyez-lui une confirmation avec les détails.
Setup Guide
Get started in approximately 10 minutes pour une configuration de base ; 30 minutes pour l'intégration complète des webhooks et le premier workflow d'automatisation
Prerequisites
- Compte Calendly (formule gratuite ou payante)
- Google Calendar ou Outlook synchronisé avec Calendly
- Clé API Calendly (générée dans Paramètres → Intégrations → API & Webhooks)
- Instance n8n avec le nœud Calendly disponible
Créer un compte Calendly et synchroniser l'agenda
Inscrivez-vous sur calendly.com et connectez votre compte Google Calendar ou Outlook. Cela permet à Calendly de vérifier vos disponibilités et de bloquer les créneaux réservés. Paramétrez vos horaires de disponibilité par défaut (par ex. lun-ven 9 h - 18 h) et votre fuseau horaire.
Utilisez votre agenda professionnel principal, là où les visites de sites et les rendez-vous sont déjà planifiés. Calendly évitera les doubles réservations en vérifiant les conflits sur cet agenda.
Créer des types d'événements pour les scénarios CRE
Dans Calendly, allez dans Types d'événements et créez : (1) « Appel d'intro de 15 min » (appel vidéo), (2) « Revue de deal de 45 min » (en personne ou en vidéo), (3) « Visite de site d'1 heure » (en personne), (4) « Appel de suivi de 30 min » (téléphone). Paramétrez la durée, le type de lieu et le temps tampon pour chacun.
Pour les visites de sites, utilisez « Lieu personnalisé » et modifiez dynamiquement l'adresse à chaque réservation. Ajoutez un tampon de 15 min après les visites pour le temps de déplacement.
Ajouter des questions de prise de contact personnalisées
Pour chaque type d'événement, ajoutez des questions personnalisées afin de recueillir des informations avant la réservation. Exemples : « Quelle est la taille du deal ? », « Le deal est-il sous LOI ? », « Marchés cibles ? », « Dans quel délai cherchez-vous à clôturer ? ». Marquez les questions essentielles comme obligatoires.
Gardez les questions courtes (5 à 7 au maximum) pour éviter l'abandon de la réservation. Utilisez des listes déroulantes pour une saisie plus facile et des réponses cohérentes.
Générer une clé API Calendly
Dans Calendly, allez dans Paramètres → Intégrations → API & Webhooks. Cliquez sur « Générer un nouveau token » et copiez la clé API. Cette clé permet à n8n de lire et d'écrire des données Calendly.
Traitez les clés API comme des mots de passe — stockez-les en sécurité dans les credentials n8n, ne les committez jamais sur Git. En cas d'exposition, régénérez-les immédiatement.
Configurer un webhook dans Calendly
Dans Calendly, allez dans Paramètres → Intégrations → API & Webhooks → Créer un webhook. Créez d'abord un nœud webhook n8n, copiez son URL, puis collez-la dans Calendly. Sélectionnez les événements à déclencher : Invité créé, Invité annulé, Invité reprogrammé. Calendly enverra les données à n8n par POST lorsque ces événements se produiront.
Testez le webhook en réservant un événement de test et en vérifiant le journal d'exécution de n8n. Vous devriez voir une charge utile JSON avec le nom de l'invité, son e-mail, son téléphone et l'heure du rendez-vous.
Connecter Calendly à n8n
Dans n8n, ajoutez un nœud Calendly. Cliquez sur « Créer de nouveaux credentials » et collez votre clé API. Testez la connexion en ajoutant une action « Get User » et en l'exécutant — elle devrait renvoyer votre profil utilisateur Calendly.
Enregistrez les credentials sous « Calendly - Production » pour les réutiliser dans tous les workflows. Conservez un credential « Calendly - Test » pour le développement afin de ne pas polluer les données réelles.
Construire votre premier workflow : automatisation de la réservation de visite de site
Créez un workflow n8n : Webhook (Calendly Invité créé) → Extraire les données (nom, e-mail, téléphone, heure de la visite) → Créer un deal HubSpot → Envoyer une confirmation par SMS Twilio → Ajouter à Google Calendar → Créer une tâche de suivi. Testez en réservant une visite de test et en vérifiant que les données circulent correctement.
Commencez simplement avec la seule création de deal CRM et la confirmation par SMS. Une fois que cela fonctionne, ajoutez des couches comme les messages générés par IA, les e-mails de due diligence avant la visite et les suivis après la visite.
Personnaliser les e-mails de confirmation et de rappel
Dans Calendly, allez dans chaque type d'événement → Notifications & Annulation. Personnalisez l'e-mail de confirmation avec le ton de votre marque, incluez l'itinéraire, les instructions de stationnement et vos coordonnées. Activez les rappels par SMS (nécessite la collecte du numéro de téléphone) pour réduire les absences.
Utilisez « Insérer une variable personnalisée » pour personnaliser les messages avec le nom de l'invité, l'adresse de l'actif ou les réponses aux questions personnalisées. Incluez votre photo pour une touche personnelle.
Frequently Asked Questions
Common questions about Calendly integration
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