VTS Integration
CRM & Lead ManagementWhat It Does
VTS es la plataforma de CRM de arrendamiento y gestión de activos creada específicamente para el sector inmobiliario comercial. Utilizada por propietarios institucionales, REIT y corredores de arrendamiento en activos de oficinas, retail e industriales, VTS centraliza el pipeline de arrendamiento, da seguimiento a cada transacción y a cada inquilino potencial desde el primer recorrido hasta el contrato firmado, y muestra la ocupación del portafolio, la exposición a vencimientos y los comparables de mercado en un único sistema de registro.
Why Real Estate Professionals Use It
Para los propietarios de oficinas, retail e industriales, el pipeline de arrendamiento es el motor central de ingresos, pero los datos atrapados en VTS rara vez llegan en tiempo real a las personas que los necesitan. Los gestores de activos a la espera de actualizaciones sobre el estado del arrendamiento, los socios LP que preguntan por la ocupación del portafolio y los equipos directivos que intentan pronosticar la exposición a vencimientos dependen todos de información que existe en VTS pero que solo sale a través de reportes manuales y llamadas periódicas.
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Alertas de cambio de etapa del pipeline de arrendamiento (a través de la API de socio de VTS)
Monitoree las transiciones de etapa de las transacciones de VTS — de prospecto a recorrido, de recorrido a propuesta, de propuesta a LOI, de LOI a la ejecución del contrato — y active notificaciones automatizadas al gestor de activos, grupo de propiedad o directivo correspondiente. Requiere acceso a la API de socio de VTS una vez aprovisionado.
En el arrendamiento institucional, el impulso de las transacciones es difícil de rastrear en un edificio de 20 suites, mucho menos en un portafolio de 10 activos. Las alertas automatizadas de cambio de etapa garantizan que los gestores de activos y la propiedad estén informados en el momento en que una transacción avanza o se estanca, sin esperar a la llamada semanal de arrendamiento.
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Cambio de etapa de transacción de VTS → Alerta al gestor de activos + resumen de estado (API de socio)
Cuando una transacción en VTS avanza de una etapa a la siguiente — de prospecto a recorrido, de recorrido a propuesta, de propuesta a LOI, de LOI a contrato ejecutado — el evento de la API de socio de VTS activa una notificación automatizada al gestor de activos responsable. La IA redacta un resumen del estado de la transacción en lenguaje claro que cubre el inquilino, el espacio, las condiciones propuestas y el historial de la transacción. El gestor de activos recibe un mensaje de Slack o correo de un solo clic con todo el contexto, sin abrir VTS.
1Un nodo HTTP de n8n consulta la API de socio de VTS en busca de cambios de etapa de transacción (o recibe un webhook de VTS si la integración aprovisionada lo permite)
2Se recupera el registro de la transacción modificada: nombre del inquilino, suite, superficie, renta propuesta, etapa de la transacción, corredor de arrendamiento responsable
3Un nodo de IA (Claude u OpenAI) redacta una actualización de estado de la transacción en 3 oraciones en lenguaje claro a partir del registro de la transacción de VTS
4Se envía una notificación al gestor de activos responsable mediante mensaje directo de Slack y correo electrónico
Los gestores de activos se enteran del progreso material de una transacción a los pocos minutos de un cambio de etapa en VTS, y no en la llamada semanal de arrendamiento. Los grupos de propiedad ven las confirmaciones de contratos ejecutados el mismo día en que ocurren. El impulso del arrendamiento es visible sin revisiones manuales en VTS.
Triggers & Actions
Connect VTS to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Etapa de transacción de VTS modificada (API de socio)
Se activa cuando una transacción en VTS pasa entre etapas del pipeline de arrendamiento (prospecto → recorrido → propuesta → LOI → contrato ejecutado). Requiere acceso a la API de socio de VTS una vez aprovisionado.
Notificar al gestor de activos en el momento en que una transacción importante con un inquilino alcanza la etapa de LOI en VTS.
Nuevo recorrido registrado en VTS (API de socio)
Se activa cuando se registra un nuevo recorrido en VTS para un inquilino potencial. Requiere acceso a la API de socio de VTS una vez aprovisionado.
Registrar la nueva actividad de recorrido en el registro de operaciones de arrendamiento y alertar al gestor de activos cuando un prospecto de alta prioridad realiza un recorrido por primera vez.
Contrato ejecutado en VTS (API de socio)
Se activa cuando una transacción alcanza el estado «Ejecutado» en VTS, confirmando un contrato firmado. Requiere acceso a la API de socio de VTS una vez aprovisionado.
Activar una actualización del tablero de ocupación y una notificación al grupo de propiedad en el momento en que se confirma la ejecución de un contrato en VTS.
Contrato que entra en ventana de vencimiento (sondeo programado de la API)
Se activa de forma programada cuando el sondeo de la API de socio de VTS identifica el contrato de un inquilino que entra en una ventana de renovación definida (6, 12 o 24 meses antes del vencimiento). Requiere acceso a la API de socio de VTS una vez aprovisionado.
Activar un borrador de contacto de renovación y una alerta de vencimiento cuando un inquilino que representa más del 20 % del ABR de un activo entra en la ventana de vencimiento de 12 meses.
Sondeo programado de ocupación del portafolio (API de socio)
Se activa de forma programada diaria o semanal para extraer los datos de ocupación actual, WALT y renta efectiva de todo el portafolio desde la API de socio de VTS. Requiere acceso a la API de socio de VTS una vez aprovisionado.
Actualizar el tablero de ocupación del portafolio y publicar un resumen semanal de salud para el equipo de gestión de activos cada lunes.
Instantánea trimestral del pipeline de arrendamiento (API de socio)
Se activa de forma programada trimestral para extraer la instantánea completa del pipeline de arrendamiento de VTS — contratos ejecutados, transacciones en LOI, propuestas activas, vacancia — para el ensamblaje del reporte para LP.
Activar el flujo de ensamblaje de la actualización de arrendamiento para LP una semana antes de la fecha límite del reporte trimestral para LP.
Actions
Recuperar registro de transacción de VTS (API de socio)
Obtiene el registro completo de una transacción específica desde VTS a través de la API de socio: nombre del inquilino, espacio, condiciones, etapa de la transacción, corredor, notas. Requiere acceso a la API de socio de VTS una vez aprovisionado.
Recuperar el historial completo de la transacción de un inquilino importante en LOI antes de redactar el informe para el gestor de activos.
Generar resumen de estado de arrendamiento con IA
Toma una transacción de VTS o una exportación del pipeline y genera un resumen del estado del arrendamiento en lenguaje claro para el gestor de activos, el equipo directivo o la audiencia LP.
Redactar la sección de actualización de arrendamiento del reporte trimestral para LP a partir de la instantánea del pipeline de VTS.
Publicar alerta de arrendamiento en Slack
Publica una notificación de cambio de etapa de transacción, una alerta de vencimiento o un resumen de ocupación del portafolio en un canal de Slack designado para el equipo de gestión de activos o de propiedad.
Alertar al canal de Slack del equipo de gestión de activos cuando una transacción de oficina de 30 000 SF avanza a la etapa de LOI en VTS.
Sincronizar registro de inquilino de VTS al CRM (HubSpot / Salesforce)
Escribe o actualiza un registro de inquilino potencial o ejecutado en HubSpot o Salesforce utilizando los datos de transacción y contacto de VTS, manteniendo sincronizados el CRM de arrendamiento y el CRM de relaciones.
Crear o actualizar un registro de contacto en HubSpot para un inquilino de oficina potencial cuando su transacción supera la etapa de recorrido en VTS.
Actualizar tablero de ocupación del portafolio
Escribe los indicadores actuales de ocupación, WALT y renta efectiva de VTS en un tablero de portafolio centralizado (Airtable, Google Sheets o una aplicación personalizada).
Actualizar el tablero de ocupación del portafolio con los últimos indicadores de VTS cada mañana antes de la reunión de pie de las 9 a. m. del equipo directivo.
Entregar borrador de contacto de vencimiento para revisión del director de arrendamiento
Canaliza un correo de contacto de renovación de inquilino redactado por la IA hacia el director de arrendamiento responsable para su revisión y aprobación antes de la entrega, garantizando que una persona apruebe la comunicación antes de que llegue a un inquilino.
Enviar el contacto de renovación redactado por la IA para un inquilino de retail de 15 000 SF que entra en la ventana de vencimiento de 12 meses al director de arrendamiento para su revisión.
Setup Guide
Get started in approximately 1 a 2 días de configuración una vez aprovisionadas las credenciales de la API de socio de VTS. El aprovisionamiento de la API de socio de VTS en sí varía en duración: inicie el proceso con su representante de cuenta de VTS con bastante anticipación a su fecha objetivo de puesta en marcha.
Prerequisites
- Acceso a la API de socio de VTS aprovisionado a través del programa formal de socios de VTS: no es una API abierta y requiere que VTS apruebe y aprovisione el acceso de su empresa; contacte a su representante de cuenta de VTS para iniciar el proceso
- Credenciales de VTS Marketplace o de la API (ID de cliente, secreto de cliente, endpoint de entorno) entregadas por VTS una vez completado el aprovisionamiento
- Una instancia de n8n (en la nube o autoalojada) para la orquestación de los flujos de trabajo
- Una correspondencia clara de los ID de activos de VTS con nombres de propiedades legibles para la normalización
- Un canal de Slack o una lista de distribución de correo designados para las alertas de arrendamiento y los resúmenes de salud del portafolio
- Credenciales de CRM (HubSpot, Salesforce) si los flujos de sincronización de transacción a CRM están dentro del alcance
Iniciar el aprovisionamiento de la API de socio de VTS
Contacte a su representante de cuenta de VTS para solicitar acceso a la API a través del programa de socios de VTS. VTS lo guiará a lo largo del proceso de aprovisionamiento, que normalmente implica la firma de un acuerdo de socio y la aceptación de los términos de uso de la API de VTS. Una vez aprovisionado, VTS entrega las credenciales de la API (ID de cliente, secreto y URL del endpoint de entorno). El tiempo de aprovisionamiento varía: prevea varias semanas entre el inicio y la obtención de credenciales activas.
Sea específico con su representante de VTS sobre los casos de uso previstos (alertas de pipeline de arrendamiento, monitoreo de ocupación, reportes para LP): esto ayuda a VTS a dimensionar el nivel de acceso a la API adecuado y agiliza el aprovisionamiento.
Configurar la autenticación de la API de VTS en n8n
Una vez que VTS entregue sus credenciales de la API, configure un conjunto de credenciales HTTP de n8n utilizando el ID de cliente y el secreto de VTS. Configure un flujo de autenticación OAuth2 o de token bearer conforme a la documentación de la API de VTS. Pruebe la autenticación llamando al endpoint de salud o de activos de VTS para confirmar que la conexión está activa.
Almacene las credenciales de la API de VTS en la bóveda de credenciales de n8n: nunca las escriba directamente en los nodos del flujo de trabajo. Renueve las credenciales de inmediato si quedan expuestas.
Mapear los ID de activos de VTS y configurar el alcance
Extraiga la lista de sus ID de activos de VTS desde la API (o de su administrador de VTS) y haga que correspondan a nombres de propiedades legibles y a las asignaciones de gestores de activos. Defina las etapas del pipeline, las ventanas de vencimiento y los umbrales de ocupación que activarán las alertas. Esta correspondencia impulsa la lógica de normalización y enrutamiento en todos los flujos de trabajo posteriores.
Pida a su administrador de VTS que exporte la correspondencia de ID-de-activo-a-nombre-de-propiedad desde la configuración de VTS. Esto evita errores de búsqueda manual cuando se agregan nuevos activos al portafolio.
Construir y probar el flujo de trabajo de alerta del pipeline de arrendamiento
Configure el flujo de trabajo principal de n8n: un sondeo programado de la API de VTS para los cambios de etapa de transacción (o un receptor de webhook de VTS si su acceso aprovisionado lo permite). Pruebe con un solo activo antes de implementar en todo el portafolio. Confirme que los cambios de etapa de transacción en VTS activan notificaciones dentro de la ventana de latencia esperada.
Comience con un solo activo de alto valor, idealmente uno con arrendamiento activo. Esto le permite validar el formato de respuesta de la API y el enrutamiento de las notificaciones antes de exponer todo el portafolio.
Configurar el monitoreo de vencimientos y las alimentaciones del tablero
Agregue el flujo de trabajo de monitoreo de vencimientos (sondeo semanal de vencimientos de contratos) y la alimentación del tablero de ocupación del portafolio (extracción diaria o semanal de ocupación/WALT). Conecte la alimentación del tablero a su salida objetivo (Airtable, Google Sheets o una aplicación de tablero personalizada). Establezca los valores de umbral para las alertas de ventana de vencimiento y las señales de ocupación/WALT.
Configure las ventanas de vencimiento de forma conservadora: 24 meses, 12 meses y 6 meses. Las alertas más tempranas dan más margen de tiempo para las conversaciones de retención, que es el valor principal de este flujo de trabajo.
Conectar el pipeline de VTS con los reportes para LP
Conecte el flujo de trabajo de la instantánea trimestral del pipeline con el flujo de reportes para LP: configure la exportación de VTS para alimentar al [agente de reportes para LP](/solutions/lp-reporting-agent) con datos de arrendamiento estructurados (contratos ejecutados, transacciones en LOI, vacancia, actividad de recorridos). Pruebe la sección de actualización de arrendamiento para LP con un trimestre de datos históricos de VTS antes de la primera ejecución del reporte en vivo.
Ejecute primero el flujo para LP con los datos de VTS del trimestre anterior. Esto le permite validar la narrativa de arrendamiento generada por la IA y detectar cualquier discrepancia de formato antes de que el reporte en vivo llegue a los LP.
Frequently Asked Questions
Common questions about VTS integration
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