Rent Manager Integration
Payments & AccountingWhat It Does
Rent Manager es una plataforma integral de administración inmobiliaria y contabilidad creada para operadores-propietarios de mercado medio que gestionan portafolios mixtos comerciales, residenciales e industriales. A diferencia de las herramientas ligeras de administración centradas únicamente en unidades residenciales, Rent Manager maneja bajo un mismo techo el libro mayor contable completo, la administración de arrendamientos, la gestión de órdenes de trabajo y el reporte a propietarios que exigen los portafolios multiactivo.
Why Real Estate Professionals Use It
Las firmas de administración inmobiliaria de mercado medio —que operan de 50 a 2.000 unidades entre activos de oficina, retail, industriales y multifamiliares— constatan de manera sistemática que las herramientas contables genéricas como QuickBooks se quedan cortas frente a la complejidad de administración de arrendamientos que enfrentan a diario. Las conciliaciones de CAM requieren asignar los gastos compartidos entre los inquilinos según su participación proporcional y los términos del arrendamiento; los escalamientos de renta se activan en fechas de aniversario específicas o por disparadores de CPI; los estados de propietarios requieren consolidaciones de NOI por propiedad que se concilien línea por línea con el libro mayor. Rent Manager fue diseñado precisamente para este entorno.
AI Solutions for Payments
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AI Transaction Coordinator
Automate document collection, deadline tracking, and stakeholder updates
Commission & Pipeline Tracker
Real-time dashboard showing deal progress and expected commissions
Key Features for Real Estate
Discover how Rent Manager powers real estate automation workflows
rmAPI: interfaz REST documentada
Rent Manager ofrece una API REST documentada (rmAPI) que expone inquilinos, arrendamientos, pagos, órdenes de trabajo, proveedores, asientos del libro mayor y libros mayores de propietarios como endpoints estructurados. Autenticación OAuth 2.0. Acceso de lectura y escritura disponible para la mayoría de los objetos.
A diferencia de las herramientas de administración inmobiliaria que encierran los datos detrás de una interfaz cerrada, la rmAPI le permite construir integraciones bidireccionales: extraer registros de renta en tiempo real hacia tableros de inversionistas, enviar confirmaciones de pago a portales de propietarios o disparar flujos de n8n en el momento en que cambia el estado de un arrendamiento.
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Pago recibido → Actualización del estado de propietario y confirmación al inquilino
Cuando se registra un pago de renta en Rent Manager, una automatización actualiza de inmediato el libro mayor corriente del propietario, pone en cola un estado mensual actualizado si ya se cobraron todas las rentas esperadas del período, y envía al inquilino una confirmación de pago con recibo. Los administradores solo reciben notificación si un pago es parcial o tardío.
1Evento de pago de la rmAPI capturado en n8n (webhook o intervalo de consulta)
2Recuperación del registro del inquilino y los detalles del arrendamiento mediante la rmAPI para confirmar el monto y el período
3Verificación de si ya se cobraron todos los pagos de renta esperados de la propiedad para el período
4Si están todos cobrados: actualización del saldo corriente del libro mayor del propietario mediante la rmAPI; marcado del estado como listo para generar
Los inquilinos reciben confirmación inmediata de cada pago sin que el personal de administración genere recibos manualmente. Los propietarios ven su libro mayor actualizarse en tiempo real. Los administradores concentran su atención en las excepciones —pagos tardíos o parciales— en lugar de la emisión rutinaria de recibos.
Triggers & Actions
Connect Rent Manager to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Pago registrado
Se activa cuando se registra un pago de inquilino en Rent Manager, incluyendo el monto del pago, la fecha, el ID del inquilino, la unidad y el período aplicado.
Disparar un correo de recibo instantáneo al inquilino y una actualización del libro mayor del propietario en el momento en que la renta llega a Rent Manager.
Estado de orden de trabajo modificado
Se activa cuando el estado de una orden de trabajo cambia (abierta, asignada, en progreso, completada, en espera), incluyendo el ID de la orden de trabajo, la propiedad, el proveedor y los detalles del estado.
Cuando una orden de trabajo pasa a «Completada», disparar un seguimiento de satisfacción del inquilino y registrar el costo de la factura en el libro mayor de la propiedad.
Arrendamiento creado o modificado
Se activa cuando se crea un nuevo arrendamiento o se modifica un término de un arrendamiento existente, incluyendo las fechas de inicio/fin del arrendamiento, el monto de la renta y los detalles del inquilino.
Cuando se crea un nuevo arrendamiento comercial, disparar una secuencia de bienvenida para el inquilino y agregar la expiración del arrendamiento a un calendario compartido para el seguimiento de renovaciones.
Arrendamiento por expirar pronto
Consulta programada mediante la rmAPI que hace visibles los arrendamientos que expiran dentro de una ventana de anticipación configurable (p. ej., 30, 60 o 90 días).
Disparar una secuencia personalizada de contacto para la renovación para cada inquilino cuyo arrendamiento expire dentro de 90 días.
Factura de proveedor recibida
Se activa cuando se crea una factura de proveedor en el módulo de cuentas por pagar de Rent Manager, incluyendo el proveedor, el monto, la propiedad y la codificación de la cuenta del libro mayor.
Enrutar las facturas superiores a un umbral configurable para la aprobación del directivo antes de procesar el pago.
Estado de vacancia de unidad modificado
Se activa cuando una unidad pasa de ocupada a vacante o viceversa, incluyendo los detalles de la unidad, la propiedad y la fecha de vigencia.
Cuando una unidad queda vacante, disparar automáticamente una orden de trabajo de acondicionamiento y un flujo de sindicación de anuncios.
Actions
Crear orden de trabajo
Crea una nueva orden de trabajo en Rent Manager asignada a un proveedor, con clasificación de oficio, prioridad, descripción y detalles de la propiedad.
Cuando se recibe una solicitud de mantenimiento de un inquilino y la IA la clasifica, crear una orden de trabajo enrutada en Rent Manager sin entrada manual del administrador.
Registrar asiento de diario en el libro mayor
Registra un asiento de diario manual en el libro mayor de Rent Manager para una propiedad y una cuenta específicas.
A fin de mes, registrar automáticamente los asientos de amortización de pagos anticipados de seguros e impuestos según un calendario almacenado en el flujo.
Actualizar registro de inquilino
Actualiza campos de un registro de inquilino en Rent Manager, incluyendo información de contacto, notas y campos personalizados.
Cuando un inquilino actualiza su información de contacto mediante un formulario de portal, sincronizar el cambio en Rent Manager de inmediato.
Recuperar el registro de renta
Extrae el registro de renta actual de una o más propiedades mediante la rmAPI, devolviendo el inquilino, la unidad, el término del arrendamiento, el monto de la renta y el estado de pago de cada arrendamiento activo.
Extraer un registro de renta en vivo el primero de mes para alimentar un tablero de reporte a LP dirigido a inversionistas sin que un administrador exporte una hoja de cálculo.
Obtener asientos del libro mayor por propiedad y rango de fechas
Recupera los asientos del libro mayor filtrados por propiedad, cuenta y rango de fechas mediante la rmAPI.
Extraer los datos del libro mayor del mes anterior para ensamblar un estado de propietario con formato o alimentar una actualización de pro forma con los datos operativos reales.
Crear o actualizar asiento del libro mayor de propietarios
Registra un débito o un crédito en el libro mayor de un propietario en Rent Manager, incluyendo pagos de distribución, cargos de honorarios de administración y aportaciones a reservas.
Cuando se aprueba y se transfiere una distribución, registrar el débito de la distribución en el libro mayor del propietario en Rent Manager para mantener el libro mayor conciliado con la actividad bancaria real.
Setup Guide
Get started in approximately 2 a 3 horas para la autenticación básica, el mapeo de propiedades y el primer flujo de pago; 1 a 2 horas adicionales por flujo avanzado (estados de propietarios, conciliación de CAM)
Prerequisites
- Cuenta de Rent Manager (con licencia; despliegue en línea o local)
- Credenciales de la rmAPI: client ID, client secret y URL base de su instancia de Rent Manager (solicítelas mediante el programa de socios de integración de Rent Manager en rentmanager.com/integrations)
- Instancia de n8n (en la nube o autoalojada) con acceso al nodo HTTP Request para llamadas directas a la rmAPI
- Lista de los ID de propiedades y los ID de unidades de su instancia de Rent Manager (utilizados para delimitar las consultas a la API)
- Opcional: ubicación de almacenamiento de documentos (SharePoint, Google Drive o S3) para la recuperación de PDF de arrendamiento en flujos asistidos por IA
Registrarse para obtener acceso a la rmAPI
Inicie sesión en su cuenta de Rent Manager. Vaya a Admin → API Access y solicite credenciales de API, o contacte al soporte de Rent Manager para registrarse como socio de integración. Recibirá un client ID y un client secret para el intercambio de tokens OAuth 2.0. Anote la URL base de su instancia (p. ej., https://yourcompany.rentmanager.com).
Rent Manager usa el flujo de client credentials de OAuth 2.0. Los tokens son de corta duración; integre la renovación de tokens en sus flujos de n8n desde el principio en lugar de almacenar un token estático.
Autenticar y probar la rmAPI en n8n
En n8n, agregue un nodo HTTP Request. Establezca la URL en su endpoint de token de la rmAPI (p. ej., https://yourcompany.rentmanager.com/v12/authentication/token). Envíe por POST su client_id y su client_secret en el cuerpo de la solicitud. Copie el access_token devuelto y úselo como token Bearer en un segundo nodo HTTP Request para hacer GET /v12/tenants. Verifique que los registros de inquilinos se devuelvan correctamente.
Almacene su client_id y su client_secret en las Credentials de n8n como una credencial genérica de HTTP Header, no como texto plano en los nodos del flujo. Esto facilita la rotación de credenciales cuando sea necesario.
Mapear sus ID de propiedades y códigos de cuenta
Consulte el endpoint de la rmAPI /v12/properties para recuperar el ID numérico de propiedad de cada activo que administra. Consulte también /v12/glaccounts para recuperar los códigos de cuenta del libro mayor de sus cuentas estándar (ingresos por renta, ingresos por CAM, gastos operativos, honorarios de administración). Guarde estos mapeos en una tabla de referencia o en variables de entorno de n8n: las usará en cada flujo que construya.
Cree una simple hoja de cálculo o un conjunto de variables de entorno de n8n que asocie los nombres de las propiedades con sus ID de propiedad de la rmAPI. Los flujos que referencian los ID de propiedad por nombre en lugar de por número son mucho más fáciles de mantener para la siguiente persona de su equipo.
Construir y probar su primer flujo: confirmación de pago
Comience con el flujo de confirmación de pago porque tiene un disparador claro (pago registrado), una acción clara (enviar correo) y es de bajo riesgo si algo sale mal. En n8n, configure una consulta programada del endpoint de la rmAPI /v12/payments cada 15 minutos, filtre los pagos registrados desde la última ejecución y envíe un correo de confirmación a cada inquilino que pague usando su registro de contacto de la rmAPI. Pruebe contra un pago de prueba antes de habilitarlo en producción.
Use un intervalo de consulta en lugar de depender de webhooks para su primera integración. Una vez que sus flujos sean estables y comprenda el modelo de datos de Rent Manager, explore la configuración de webhooks de la rmAPI para la entrega de eventos en tiempo real.
Configurar el flujo de estados de propietarios
Construya el flujo de estados de propietarios de fin de mes usando la acción de recuperación de asientos del libro mayor. Parametrice el flujo con el rango de fechas del mes anterior y una lista de pares propiedad/propietario. Pruebe ejecutando el flujo contra los datos del mes pasado y comparando el resultado con los estados que su equipo produjo manualmente. Valide que los totales coincidan antes de habilitar la entrega automatizada.
Mantenga un paso de revisión manual (el nodo «Wait for Approval» de n8n o un mensaje de aprobación de Slack) en el flujo de estados de propietarios hasta que haya ejecutado tres meses consecutivos sin problemas. Los estados de propietarios son de alto riesgo; un solo estado incorrecto daña la confianza de manera significativa.
Habilitar los flujos de expiración de arrendamiento y de órdenes de trabajo
Con los flujos básicos de pago y reporte en funcionamiento, agregue los flujos de alerta de expiración de arrendamiento y de enrutamiento de órdenes de trabajo. Para la expiración de arrendamiento, verifique el formato de fecha de expiración de arrendamiento de la rmAPI y pruebe con un arrendamiento que expire en 10 días antes de habilitar el disparador de 90 días. Para el enrutamiento de órdenes de trabajo, configure su prompt de clasificación de IA con las categorías de oficio y los nombres de proveedores usados en su lista de proveedores de Rent Manager.
Para el flujo de enrutamiento de órdenes de trabajo, comience solo con la prioridad «rutina» y mantenga un paso de revisión humana para las clasificaciones «urgente» y «emergencia» durante el primer mes. La clasificación de IA para los oficios de mantenimiento es precisa para las solicitudes comunes, pero debe tener un respaldo humano para los casos límite durante el período de calibración inicial.
Frequently Asked Questions
Common questions about Rent Manager integration
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