RealPage Integration
Payments & AccountingWhat It Does
RealPage es una plataforma de administración de propiedades de amplio alcance que atiende portafolios de bienes raíces comerciales (CRE) multifamiliares, comerciales y de uso mixto. Su suite abarca las operaciones de arrendamiento, la contabilidad de residentes, la gestión del mantenimiento, los reportes a propietarios/inversionistas y la facturación de servicios — lo que la convierte en uno de los sistemas de registro más ricos en datos para los operadores de portafolios.
Why Real Estate Professionals Use It
Los operadores multifamiliares que manejan de 500 a 50 000 unidades en RealPage enfrentan una ineficiencia estructural: los datos operativos y financieros más precisos de la firma residen dentro de RealPage, pero presentarlos como reportes a propietarios listos para inversionistas, tableros de triaje de mantenimiento y listas de acción de morosidad requiere horas de extracción manual cada mes. Para un operador regional que administra 30 comunidades, el ciclo mensual de reportes puede consumir una semana completa de un equipo contable — aun cuando RealPage ya contiene todas las cifras.
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Discover how RealPage powers real estate automation workflows
Automatización de reportes de distribución a propietarios
Extraiga los datos financieros de distribución a propietarios de RealPage (vía API de socios una vez aprovisionada, o vía exportación programada) e introdúzcalos en pipelines de estados de cuenta de propietarios con su marca. La IA da formato a los datos en resúmenes listos para inversionistas con comentarios en lenguaje sencillo sobre cobranzas, gastos operativos y distribuciones netas.
Los estados de cuenta de propietarios son el principal entregable orientado a inversionistas para las empresas de administración de propiedades. Automatizar su elaboración a partir de los datos financieros de RealPage elimina el formato manual, garantiza la exactitud frente al sistema de registro y permite a los administradores atender a más clientes propietarios sin aumentar la plantilla contable.
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Exportación financiera mensual de RealPage → Estados de cuenta de propietarios con marca
Cada mes, RealPage produce estados de resultados por propiedad, resúmenes de gastos y cálculos de distribución a propietarios. Este flujo ingiere automáticamente la exportación programada, normaliza los datos financieros por propiedad y entidad de propiedad, y los introduce en el pipeline de estados de cuenta de propietarios — produciendo actualizaciones para inversionistas con su marca y con comentarios redactados por IA sin trabajo de formato por parte de un analista.
1n8n monitorea la bandeja de entrada o carpeta compartida designada para la entrega mensual de la exportación de RealPage
2Archivo Excel/CSV analizado: cifras de ingresos, gastos y distribución extraídas por propiedad y entidad de propiedad
3Datos normalizados frente a la instantánea del período anterior para calcular las variaciones de ingresos, gastos y NOI de un período a otro
4Propiedades con variación significativa (p. ej. tasa de cobranza por debajo del 92 %, gastos más de un 8 % por encima del presupuesto) señaladas para comentario
La producción mensual de estados de cuenta de propietarios baja de 2 a 3 días de equipo contable a menos de 3 horas de revisión. Los estados de cuenta reflejan los datos contables actuales de RealPage, no cifras retecleadas manualmente. Las comunicaciones a propietarios salen a tiempo con un formato consistente en todas las propiedades.
Triggers & Actions
Connect RealPage to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Exportación financiera mensual recibida
Se dispara cuando una exportación programada de reporte financiero de RealPage (Excel/CSV) llega a una bandeja de entrada o carpeta compartida monitoreada. Disponible sin acceso a RealPage Exchange / a la API de socios.
Dispare el pipeline de elaboración de estados de cuenta de propietarios en el momento en que su equipo contable entregue el paquete financiero mensual.
Reporte de morosidad semanal entregado
Se dispara cuando la exportación programada del reporte de morosidad llega a la ubicación monitoreada. Disponible vía el programador de reportes de RealPage sin acceso a la API de socios.
Dispare el pipeline de triaje de cobranza cada lunes cuando llegue la exportación de morosidad — produciendo listas de acción el mismo día para el equipo de arrendamiento.
Extracción programada por API de socios — Órdenes de trabajo (solo cuentas aprovisionadas)
Se dispara de forma programada (diaria o con mayor frecuencia) para extraer las órdenes de trabajo de mantenimiento abiertas vía la API de RealPage Exchange / de socios. Requiere acceso a la API de socios aprovisionado a través de RealPage Exchange.
Extraiga cada mañana todas las órdenes de trabajo abiertas en 12 comunidades y actualice el tablero de triaje de mantenimiento antes de la revisión de las 8 a. m. del supervisor.
Exportación del pipeline de arrendamiento entregada
Se dispara cuando el reporte semanal del pipeline de arrendamiento (solicitudes, mudanzas de entrada, mudanzas de salida, renovaciones) se exporta desde RealPage y se entrega a la ubicación monitoreada.
Dispare la actualización del tablero de ocupación y el pipeline de alertas al gerente regional cada viernes cuando llegue la exportación de arrendamiento.
Umbral de ocupación traspasado
Se dispara cuando la proyección de ocupación calculada para cualquier comunidad cae por debajo de un umbral definido (p. ej. 90 %) dentro de la ventana prospectiva de 30 días, con base en los datos del pipeline de arrendamiento ingeridos.
Alerte automáticamente al gerente regional cuando la ocupación proyectada de una comunidad caiga por debajo del 90 % dentro de los próximos 30 días.
Umbral de SLA de orden de trabajo superado
Se dispara cuando una orden de trabajo de mantenimiento (extraída vía API de socios una vez aprovisionada) ha permanecido abierta más allá de su objetivo de SLA — emergencia (24 horas), urgente (72 horas) o rutinaria (7 días).
Escale automáticamente una orden de trabajo de HVAC al supervisor de mantenimiento cuando haya permanecido abierta más de 24 horas sin asignación de técnico.
Umbral de morosidad de saldo alto alcanzado
Se dispara cuando el pipeline de ingesta de morosidad identifica a un residente con un saldo superior a un umbral definido (p. ej. $1,500) o con 60+ días de mora.
Dispare una revisión de contacto de cobranza escalado para cualquier residente con un saldo superior a $2,000 o con 60 o más días de mora.
Actions
Analizar y normalizar la exportación financiera de RealPage
Ingiere una exportación de reporte financiero de RealPage (Excel/CSV) y normaliza las cifras de ingresos, gastos y distribución por propiedad y entidad de propiedad en un conjunto de datos estructurado.
Normalice el paquete financiero mensual de RealPage en un esquema consistente que alimente el pipeline de elaboración de estados de cuenta de propietarios.
Generar estado de cuenta de propietario (vía el agente de reportes para LP)
Introduce los datos financieros normalizados de RealPage en el agente de reportes para LP para producir un estado de cuenta de propietario con marca y con comentarios redactados por IA sobre cobranzas, gastos y distribución neta.
Produzca automáticamente un estado de cuenta de propietario mensual con marca para cada entidad de propiedad una vez confirmados los estados financieros de RealPage, con narrativa de variaciones.
Construir lista de acción de morosidad y redactar el contacto
Segmenta a los residentes morosos por nivel de prioridad (tamaño del saldo y días de mora) y usa IA para redactar mensajes de contacto personalizados para cada nivel, para revisión del equipo de arrendamiento.
Produzca una lista de llamadas de morosidad semanal priorizada con mensajes para residentes redactados por IA, listos para que el equipo de arrendamiento los revise y envíe.
Publicar alerta de mantenimiento en Slack
Publica un resumen diario de órdenes de trabajo de mantenimiento (tickets vencidos, problemas recurrentes, carga de trabajo del técnico) en un canal de Slack designado para el supervisor de mantenimiento.
Alerte al supervisor de mantenimiento cada mañana en Slack con un conteo de órdenes de trabajo vencidas y cualquier unidad con tres o más tickets abiertos.
Actualizar el tablero de ocupación
Actualiza un tablero consolidado del pipeline de arrendamiento (Google Sheets, Airtable o tablero personalizado) con las proyecciones de ocupación a nivel de comunidad, los calendarios de mudanzas de entrada/salida y el estado del pipeline de renovaciones a partir de la última exportación de RealPage.
Actualice el tablero de ocupación del gerente regional cada viernes para que la reunión de revisión semanal se base en datos actuales de RealPage, no en la extracción manual del martes.
Entregar borrador de reporte para aprobación del gerente
Enruta los estados de cuenta de propietarios elaborados por IA, las listas de acción de morosidad o los resúmenes de mantenimiento al gerente responsable para su revisión antes de cualquier distribución — garantizando la aprobación humana antes de enviar documentos orientados a inversionistas.
Enrute el paquete del estado de cuenta de propietario elaborado por IA al administrador de propiedades para su revisión 72 horas antes de la fecha límite de distribución mensual a propietarios.
Setup Guide
Get started in approximately Vía de la exportación: de 1 a 2 días de configuración. Vía de la API de socios: de 1 a 2 días de configuración una vez aprovisionadas las credenciales de RealPage Exchange (el aprovisionamiento en sí toma de 4 a 8 semanas — inicie temprano y ejecute la vía de la exportación en paralelo).
Prerequisites
- Acceso a RealPage Exchange / a la API de socios aprovisionado para su cuenta — O — acceso a las exportaciones de reportes programados de RealPage (reportes financieros, reportes de morosidad, reportes del pipeline de arrendamiento) por parte de su equipo de administración de propiedades o de su administrador de RealPage (la vía de la exportación no requiere inscripción al programa de socios Exchange)
- Si sigue la vía de la API de socios: inscripción activa en RealPage Exchange y credenciales de API de socios aprovisionadas por RealPage (contacte a su representante de cuenta de RealPage para iniciar; la aprobación y el aprovisionamiento normalmente toman de 4 a 8 semanas)
- Instancia de n8n (en la nube o autoalojada) para la orquestación de flujos
- Una bandeja de entrada, carpeta SFTP o unidad compartida monitoreada (Google Drive / SharePoint) donde se entreguen las exportaciones programadas de RealPage
- Un documento de correspondencia de propiedades y entidades de propiedad — una lista de sus códigos de propiedad de RealPage, los nombres de las comunidades y las entidades de propiedad o grupos de inversionistas asociados a cada propiedad
Elija su vía de integración: API de socios o ingesta de exportaciones
Determine qué vía aplica a su organización. Si su firma está inscrita en RealPage Exchange y tiene credenciales de API de socios activas, puede usar la vía de la API para extracciones programadas o casi en tiempo real de órdenes de trabajo, datos de arrendamiento y datos financieros. Si no, la vía de la ingesta de exportaciones funciona con los reportes financieros, de morosidad y de arrendamiento programados que su administrador de RealPage ya produce — y puede configurarse de inmediato sin inscripción a Exchange.
La mayoría de los operadores comienzan con la vía de la ingesta de exportaciones porque está disponible de inmediato y cubre la mayor parte del valor de automatización: reportes a propietarios, triaje de morosidad y tableros de arrendamiento. La vía de la API de socios agrega capacidades en tiempo real (especialmente las órdenes de trabajo de mantenimiento) una vez aprovisionada.
(Vía de la exportación) Configure una bandeja de entrada o carpeta compartida monitoreada
Configure una dirección de correo dedicada (p. ej. [email protected]) o una carpeta de unidad compartida designada donde su administrador de RealPage programe los reportes financieros mensuales, los reportes de morosidad semanales y las exportaciones del pipeline de arrendamiento. Comparta las credenciales de acceso con la instancia de n8n de NextAutomation para que pueda monitorear las nuevas entregas y disparar la ingesta automáticamente.
Pida a su administrador de RealPage que configure el programador de reportes para entregar las exportaciones a la bandeja de entrada designada en horarios constantes — por ejemplo, los reportes financieros el día 2 de cada mes a las 6 a. m., los reportes de morosidad cada lunes a las 7 a. m. Una entrega con horario constante hace que el pipeline de ingesta sea confiable.
(Vía de la API de socios) Aprovisione las credenciales de API a través de RealPage Exchange
Contacte a su representante de cuenta de RealPage para iniciar la inscripción a RealPage Exchange. RealPage aprovisionará las credenciales de API de socios (ID de cliente, secreto de cliente y URL base) para el entorno de su cuenta. Proporcione las credenciales aprovisionadas a NextAutomation para configurar la autenticación en los nodos de solicitud HTTP de n8n.
El aprovisionamiento toma de 4 a 8 semanas. Inicie este proceso antes de su fecha objetivo de puesta en marcha. Configure la vía de la ingesta de exportaciones en paralelo para que la automatización comience a aportar valor mientras se aprovisionan las credenciales de Exchange.
Mapee los códigos de propiedad y las entidades de propiedad
Proporcione una correspondencia de sus códigos de propiedad de RealPage con nombres de comunidades legibles, y las entidades de propiedad o grupos de inversionistas asociados a cada propiedad. Esta correspondencia se usa para normalizar los datos en bruto de RealPage en estados de cuenta de propietarios y tableros de propiedades correctamente atribuidos.
Su administrador de RealPage puede exportar la lista de propiedades desde el módulo de Administración de RealPage. La correspondencia de entidades de propiedad normalmente refleja su estructura de sociedad o de LLC.
Construya y pruebe el pipeline de ingesta en n8n
Usando n8n, configure el nodo de disparador apropiado (detección de correo/archivo para la vía de la exportación; cron HTTP/programado para la vía de la API). Agregue nodos de análisis y normalización para los tipos de reporte en alcance. Pruebe cada tipo de reporte con una exportación histórica antes de habilitar la ingesta en vivo.
Pruebe con la exportación histórica del mes pasado antes de conectarse a los datos en vivo. Esto le permite validar la lógica de normalización y detectar cualquier discrepancia de columna o formato específica de su configuración de RealPage antes de que fluyan los datos de producción.
Conecte con las salidas posteriores (estados de cuenta de propietarios, tableros, alertas)
Conecte los datos normalizados de RealPage con sus salidas objetivo: el agente de reportes para LP para los estados de cuenta de propietarios, un tablero de arrendamiento para los gerentes regionales, una lista de acción de morosidad para el equipo de cobranza, o un canal de alerta de Slack para los supervisores de mantenimiento. Configure los umbrales de alerta (p. ej. ocupación por debajo del 90 %, saldo superior a $1,500) para cada flujo de monitoreo.
Comience con una sola salida de alto valor — normalmente la elaboración de estados de cuenta de propietarios o el triaje de morosidad — y valide que el pipeline de extremo a extremo produzca una salida exacta antes de agregar más consumidores posteriores.
Frequently Asked Questions
Common questions about RealPage integration
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