Google Calendar Integration
Scheduling & MeetingsWhat It Does
Google Calendar es la infraestructura de agendamiento fundamental sobre la cual construyen los equipos de bienes raíces comerciales. A diferencia de las herramientas de reserva como Calendly que se orientan a las contrapartes, Google Calendar es el sistema backend que almacena sus citas reales, verifica la disponibilidad, se sincroniza entre dispositivos y se integra con prácticamente todas las herramientas de agendamiento y productividad que usted utiliza. Es donde sus recorridos de propiedades, reuniones de IC, cierres, fechas límite de capital calls y citas personales conviven en una sola línea de tiempo unificada.
Why Real Estate Professionals Use It
Las agendas en CRE son caóticas de una manera única: recorridos de propiedades reservados a última hora, reuniones de IC que se mueven, fechas límite de capital calls que no pueden correrse, cierres con múltiples partes y citas personales mezcladas en medio. Google Calendar maneja esta complejidad mejor que cualquier herramienta específica de la industria porque está diseñado para la flexibilidad. Usted puede mover eventos arrastrándolos, duplicar revisiones de pipeline recurrentes, compartir calendarios con analistas y coordinadores de transacciones, y acceder a su agenda desde el teléfono, la tableta o la computadora, todo sincronizado en tiempo real.
Key Features for Real Estate
Discover how Google Calendar powers real estate automation workflows
Calendarios múltiples codificados por color para actividades CRE
Cree calendarios separados para distintos tipos de actividad: «Site Tours» (azul), «Closings» (verde), «IC Meetings» (naranja), «Personal» (gris). Cada calendario es una capa distinta que usted puede activar o desactivar para mayor claridad visual. Todos los eventos se sincronizan en la misma vista maestra.
Eche un vistazo a su semana y distinga al instante los recorridos de propiedades (bloques azules) de los cierres (verde). Oculte las citas personales cuando comparta su disponibilidad con los corredores. Exporte el calendario «Site Tours» a herramientas de análisis para dar seguimiento a la persecución de deals.
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Automation Workflows
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Nuevo evento del calendario → Autocompletado de los detalles del deal desde el CRM
Cuando un integrante del equipo crea manualmente un evento de Google Calendar con una dirección de deal en el título (por ejemplo, «Tour - 123 Industrial Pkwy»), este flujo de trabajo detecta el nuevo evento, extrae la dirección, busca ese deal en el CRM y actualiza la descripción del evento del calendario con los términos del deal, los datos de contacto del corredor y las instrucciones del recorrido.
1El analista crea un evento del calendario: «Tour - 123 Industrial Pkwy, Friday 3 PM»
2n8n consulta Google Calendar cada 5 minutos y detecta el nuevo evento
3Extraer la dirección del deal del título del evento usando regex
4Consultar HubSpot o el CRM para el deal con la dirección coincidente
Un analista crea manualmente un evento del calendario y la automatización completa todos los detalles del deal. No hace falta copiar y pegar la información del pipeline: n8n lo hace automáticamente. El equipo llega al recorrido totalmente informado, sin trabajo de preparación adicional.
Triggers & Actions
Connect Google Calendar to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Event Created
Se dispara cuando se agrega un nuevo evento a un Google Calendar específico (su calendario personal, el calendario de equipo o cualquiera al que tenga acceso).
El analista crea un evento «Closing - 456 Logistics Ct». Dispara un flujo de trabajo para generar una lista de cuenta regresiva de diligencia con tareas de hitos y enviar al LP un correo con la línea de tiempo.
Event Updated
Se dispara cuando se modifica un evento existente (cambio de hora, descripción editada, asistentes agregados).
Recorrido de propiedad reprogramado de las 2 PM a las 4 PM. Dispara un flujo de trabajo para enviar un SMS actualizado al corredor: «Our tour has been moved to 4 PM. New calendar invite sent.»
Event Deleted
Se dispara cuando se elimina un evento del calendario.
Recorrido cancelado en Google Calendar. Dispara un flujo de trabajo para notificar al corredor por SMS, ofrecer un enlace de reprogramación y actualizar la etapa del deal en el CRM a «Tour Canceled».
Event Starting Soon
Se dispara en un momento específico antes de que comience un evento (por ejemplo, 1 hora antes, 30 minutos antes). Útil para recordatorios de último minuto o acciones de preparación.
30 minutos antes de un recorrido, enviar un SMS al equipo: «Your tour at 123 Industrial Pkwy starts in 30 min. Address: [full address]. Meet broker at the front office. Bring hard hats.»
Attendee Response (RSVP)
Se dispara cuando un asistente a un evento responde a una invitación del calendario (Aceptado, Rechazado, Tentativo).
Un miembro del comité rechaza el evento del calendario de la reunión de IC. Dispara un flujo de trabajo para alertar al líder del deal: «Committee member unavailable for the proposed IC date—reschedule needed.»
Actions
Create Event
Crear de forma programática un nuevo evento de Google Calendar con título, horas de inicio/fin, ubicación, descripción, asistentes y recordatorios.
Cuando un deal pasa a «Under Contract» en el CRM, crear un evento de Google Calendar para la fecha de cierre con la descripción: «Diligence checklist: [tasks]» e invitar al coordinador de transacciones.
Update Event
Modificar un evento del calendario existente: cambiar la hora, actualizar la descripción, agregar asistentes o cambiar la ubicación.
Cuando un vendedor baja el precio de venta, encontrar todos los recorridos próximos de ese deal en Google Calendar y actualizar las descripciones de los eventos: «PRICE DROP: Now $4.0M (was $4.25M), ~7.1% cap»
Delete Event
Eliminar un evento del calendario de forma programática.
El deal pasa a contrato con otro comprador. Consultar Google Calendar para todos los recorridos próximos de ese deal y eliminarlos. Enviar un SMS a los corredores afectados: «That asset is now under contract. Let's look at similar deals in the submarket.»
List Events
Consultar el calendario para eventos que cumplan ciertos criterios (rango de fechas, término de búsqueda, ID de calendario). Devuelve una lista de eventos con todos los detalles.
Cada lunes a las 8 AM, consultar los recorridos de la semana desde Google Calendar y generar un correo de resumen para el equipo: «This Week's Tours: [Deal 1 - Mon 2 PM], [Deal 2 - Tue 10 AM]...»
Check Availability (Free/Busy)
Consultar si un horario específico está disponible o bloqueado en el calendario. Devuelve el estado libre/ocupado sin revelar los detalles del evento (útil para la privacidad).
Antes de asignar un recorrido a un analista, verificar su disponibilidad en Google Calendar para el horario solicitado. Asignar solo si está libre; de lo contrario, sugerir otro integrante del equipo u otro horario.
Add Attendees to Event
Agregar direcciones de correo electrónico a un evento existente, enviándoles invitaciones del calendario.
Un socio de JV quiere unirse a un recorrido de propiedad agendado. Agregue el correo del socio al evento de Google Calendar; recibirá una invitación del calendario con la dirección y los detalles del deal.
Set Event Reminders
Agregar o modificar recordatorios para un evento del calendario (por ejemplo, correo 24 h antes, ventana emergente 30 min antes).
Para todos los eventos de capital calls, configurar recordatorios: 7 días antes (correo: «Draft LP capital-call notices»), 1 día antes (SMS: «Capital call due tomorrow—confirm wire receipts»), 1 hora antes (notificación push).
Create Quick Event
Crear un evento con lenguaje natural (por ejemplo, «Tour at 123 Industrial Pkwy tomorrow at 3pm»). Google Calendar lo interpreta y crea un evento estructurado.
Un chatbot o asistente de voz captura una solicitud de recorrido: «Schedule a tour at 789 Commerce Blvd Friday afternoon». n8n usa Quick Event para interpretar y crear automáticamente la entrada del calendario.
Setup Guide
Get started in approximately 10 minutos para la configuración de OAuth; 20 minutos para la organización de los calendarios y el primer flujo de trabajo
Prerequisites
- Cuenta de Google con Google Calendar habilitado
- Proyecto de Google Cloud con la API de Calendar habilitada
- Credenciales OAuth2 (Client ID y Client Secret) o JSON de cuenta de servicio
- Instancia de n8n con el nodo de Google Calendar disponible
Crear un proyecto de Google Cloud
Vaya a console.cloud.google.com y cree un nuevo proyecto (por ejemplo, «CRE Automation»). Este proyecto alojará sus credenciales de API.
Use una cuenta empresarial de Google Workspace si es posible. Las cuentas gratuitas de Gmail funcionan, pero tienen cuotas de API más estrictas.
Habilitar la API de Google Calendar
En su proyecto de Google Cloud, vaya a «APIs & Services» → «Library». Busque «Google Calendar API», haga clic en ella y luego en «Enable». Esto permite que su proyecto acceda a los datos de Calendar.
También conviene habilitar la «Google Meet API» si planea crear enlaces de videoconferencia para llamadas de IC y LP mediante la automatización.
Crear credenciales OAuth2
Vaya a «APIs & Services» → «Credentials» → «Create Credentials» → «OAuth client ID». Elija «Web application», agregue el URI de redirección autorizado (la URL de su instancia de n8n + /rest/oauth2-credential/callback). Descargue el JSON con el Client ID y el Secret.
Para n8n Cloud, use su URL de redirección OAuth. Para una instancia autoalojada, use https://your-n8n-domain.com/rest/oauth2-credential/callback.
Conectar Google Calendar con n8n
En n8n, agregue un nodo de Google Calendar. Haga clic en «Create New Credentials», seleccione «OAuth2», pegue el Client ID y el Secret. Haga clic en «Connect» y autorice el acceso mediante el flujo OAuth de Google. Pruebe agregando una acción «List Events».
Durante el flujo OAuth, seleccione su calendario empresarial principal. Puede agregar varias credenciales de calendario en n8n para acceder a distintas cuentas de Google (personal, equipo, firma).
Crear calendarios dedicados para actividades CRE
En la interfaz web de Google Calendar, haga clic en «+» junto a «Other calendars» → «Create new calendar». Cree: «Site Tours», «Closings», «IC Meetings», «Capital Calls». Asigne colores distintos a cada uno. Comparta los calendarios de equipo con los integrantes de su firma.
Use una convención de nombres: «[Your Name] - Site Tours», «[Firm Name] - Team Calendar». Así queda claro, en las listas de calendarios compartidos, cuál es cada calendario.
Configurar la sincronización del calendario con Calendly o Cal.com
En su herramienta de reserva (Calendly, Cal.com), vaya a Settings → Calendar Sync y conecte Google Calendar. Seleccione qué calendario verificar para conflictos (su calendario principal Site Tours). Esto evita la doble reserva.
Use calendarios de Google separados para distintos tipos de evento. Calendly verifica el calendario «Site Tours»; los eventos personales en el calendario «Personal» no bloquearán la disponibilidad de recorridos.
Construir el primer flujo de trabajo: Resumen diario de recorridos
Cree un flujo de trabajo en n8n: Schedule Trigger (diario a las 7 AM) → Google Calendar List Events (eventos del día) → Filtrar los eventos con «Tour» en el título → Dar formato a un correo de resumen → Enviar mediante Gmail. Pruebe agendando un recorrido de prueba hoy.
Empiece con un resumen simple. Luego agregue: consultar el CRM para los detalles del deal, generar notas de preparación con IA, adjuntar fotos del sitio, calcular la ruta optimizada entre recorridos.
Configurar flujos de trabajo basados en eventos con polling o webhooks
El nodo de Google Calendar de n8n puede consultar eventos nuevos/actualizados cada X minutos. Cree un flujo de trabajo: Disparador ante nuevos eventos → Filtrar por un calendario específico o palabras clave → Tomar una acción (crear un registro en el CRM, enviar un SMS, actualizar tareas). Intervalo de polling: de 5 a 15 minutos es lo típico.
Google Calendar no admite webhooks nativos, así que n8n usa polling. Configure el polling en 5 minutos para una automatización casi en tiempo real. Los intervalos más cortos (1 min) consumen más cuota de API.
Frequently Asked Questions
Common questions about Google Calendar integration
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