Calendly Integration
Scheduling & MeetingsWhat It Does
Calendly es una plataforma profesional de agendamiento que transforma la manera en que los equipos de inversión y desarrollo en CRE reservan sus citas. En lugar del intercambio interminable de correos del tipo «¿Está libre el martes?», Calendly ofrece una página de reserva con su marca donde los brokers, los sponsors y los LP eligen entre su disponibilidad real. Usted define sus tipos de evento (llamada de introducción de 15 minutos, revisión de deal de 30 minutos, recorrido de propiedad de 1 hora), configura sus franjas de disponibilidad y comparte un enlace. Ellos mismos reservan al instante, y la cita se sincroniza con su Google Calendar u Outlook.
Why Real Estate Professionals Use It
El CRE es un negocio de relaciones construido sobre la capacidad de respuesta y el rigor institucional. Cuando un broker le envía un nuevo deal off-market a las 9 de la noche, lo está ofreciendo a varios compradores. El que facilite más reservar un recorrido se gana la oportunidad de verlo. Calendly elimina la fricción del agendamiento: los brokers reservan recorridos de propiedad en 30 segundos sin esperar una respuesta, lo que aumenta drásticamente la conversión de la consulta al recorrido agendado. El primer comprador en involucrarse suele obtener la primera oportunidad de ver la propiedad; Calendly lo convierte en ese comprador al permitir la autorreserva instantánea.
Key Features for Real Estate
Discover how Calendly powers real estate automation workflows
Tipos de evento con su marca para escenarios de CRE
Cree tipos de evento personalizados para distintos tipos de cita: «Llamada de introducción de 15 minutos», «Revisión de deal de 45 minutos», «Recorrido de propiedad de 1 hora», «Recorrido virtual de 30 minutos». Cada evento tiene su propia duración, su tiempo de margen, su ubicación (oficina, Zoom, dirección del activo) y sus preguntas personalizadas.
Un broker reserva un «Recorrido de propiedad de 1 hora» para el 123 Oak St. Calendly pregunta «¿El deal está actualmente bajo LOI?» y «¿Tiene el financiamiento asegurado?». Las respuestas fluyen a su CRM para que esté preparado antes de llegar.
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Recorrido de propiedad reservado → Deal en el CRM + confirmación por SMS
Cuando un broker reserva un recorrido de propiedad mediante Calendly, este flujo de trabajo crea un deal en HubSpot con la dirección del activo y la hora del recorrido, envía una confirmación por SMS mediante Twilio con las indicaciones para llegar, actualiza Google Calendar y crea una tarea para que el responsable del deal envíe los detalles de due diligence previos al recorrido con 24 horas de anticipación.
1El broker reserva un recorrido de propiedad mediante el enlace de Calendly (p. ej. «Reservar recorrido de propiedad: 123 Oak St»)
2El webhook de Calendly se dispara hacia n8n con los datos del invitado: nombre, correo, teléfono, hora del recorrido, respuestas a las preguntas personalizadas
3n8n crea o actualiza el contacto en HubSpot con el interés en el deal
4Crear un deal en HubSpot: «Recorrido de propiedad - 123 Oak St» con la fecha agendada y los detalles del activo
El broker recibe una confirmación instantánea por SMS con las indicaciones para llegar. La agenda del responsable del deal se actualiza automáticamente. El CRM registra el recorrido como un deal. Las tareas de seguimiento quedan en cola. No se requiere ninguna entrada manual de datos.
Triggers & Actions
Connect Calendly to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Invitado creado
Se dispara cuando alguien reserva una nueva reunión mediante su enlace de Calendly. Devuelve el nombre del invitado, su correo, su teléfono, la hora agendada, el tipo de evento y las respuestas a las preguntas personalizadas.
Un broker reserva un recorrido de propiedad para el 789 Pine St. Active un flujo de trabajo que cree un deal en el CRM, envíe una confirmación por SMS y actualice la agenda del responsable del deal con la dirección del activo y los parámetros del deal.
Invitado cancelado
Se dispara cuando un invitado cancela su reunión agendada mediante el enlace de cancelación enviado en los correos de confirmación.
Un broker cancela el recorrido de propiedad de mañana. Active un flujo de trabajo que envíe un SMS de «Lamentamos no poder vernos», ofrezca un enlace de reprogramación y registre el motivo de la cancelación en el CRM.
Invitado reprogramado
Se dispara cuando un invitado cambia la hora de su reunión usando el enlace de reprogramación. Devuelve la hora anterior y la nueva hora de la reunión.
Un broker reprograma el recorrido de propiedad del jueves a las 3 de la tarde para el viernes a las 10 de la mañana. Actualice el deal en el CRM con la nueva hora y envíe una confirmación por SMS con los detalles actualizados.
Invitado inasistente
Se dispara cuando la hora de una reunión agendada ya pasó sin que el invitado se presente (requiere activador manual o verificación del flujo de trabajo basada en el tiempo).
Recorrido de propiedad agendado a las 2 de la tarde; a las 2:15 sin contacto. Active un flujo de trabajo que marque la inasistencia en el CRM y envíe un SMS de «Lo extrañamos» con un enlace de reprogramación.
Reunión iniciada
Se dispara cuando llega la hora de inicio de una reunión agendada (útil para las automatizaciones basadas en el tiempo).
15 minutos después de que inicie el recorrido de propiedad, active un flujo de trabajo que envíe un formulario de notas posteriores al recorrido: «¿Qué le pareció el 123 Oak St?»
Reunión finalizada
Se dispara cuando se alcanza la hora de finalización de una reunión agendada.
30 minutos después de que termine el recorrido de propiedad, envíe un SMS: «¡Gracias por recorrer el 123 Oak St! ¿Le interesa? Responda SÍ para conversar los próximos pasos y una LOI.»
Actions
Crear tipo de evento
Cree mediante programación nuevos tipos de evento de Calendly (p. ej. «Recorrido de propiedad - 123 Main St») con duración, ubicación y preguntas personalizadas.
Un nuevo deal sale al mercado. Cree automáticamente el tipo de evento de Calendly «Recorrido de propiedad - 123 Main St» con la dirección del activo y la pregunta personalizada: «¿Tiene el financiamiento asegurado?»
Cancelar reunión
Cancele mediante programación una reunión de Calendly agendada y, opcionalmente, notifique al invitado.
Un deal queda bajo contrato. Cancele todos los recorridos de propiedad próximos de ese activo mediante la API de Calendly y envíe un SMS: «El deal ya está bajo contrato. Déjeme mostrarle activos comparables: [enlace]»
Obtener detalles del invitado
Recupere todos los detalles de una reunión agendada, incluidas las respuestas del invitado a las preguntas personalizadas.
El responsable del deal se prepara para un recorrido de propiedad consultando en Calendly las respuestas del broker a «Tamaño del deal», «Estado del financiamiento» y «Criterios imprescindibles» antes de llegar.
Listar eventos agendados
Consulte todas las reuniones agendadas para un rango de fechas o un tipo de evento específico.
Al final de la semana, genere un informe de todos los recorridos de propiedad agendados para la próxima semana, agrupados por activo. Envíelo al equipo mediante Slack para la coordinación.
Actualizar la disponibilidad de un tipo de evento
Cambie los horarios de disponibilidad de un tipo de evento (p. ej. bloquear días de vacaciones, ajustar los horarios de recorrido).
El responsable del deal sale de vacaciones. Bloquee automáticamente la disponibilidad de Calendly durante 2 semanas y redirija las reservas a la agenda de un miembro del equipo de respaldo.
Enviar enlace de reprogramación
Genere y envíe un enlace de reprogramación único para una reunión reservada específica.
Después de una inasistencia, envíe un SMS personalizado: «Hola [Broker], ¿quiere reprogramar? Use este enlace para elegir un nuevo horario: [enlace de reprogramación único]»
Agregar invitado a un evento
Agregue manualmente a alguien a un evento grupal agendado (útil para el agendamiento colectivo o los recorridos de propiedad en equipo).
El prestamista del sponsor quiere sumarse a un recorrido de propiedad agendado. Agregue el correo del prestamista al evento de Calendly y envíele una confirmación con los detalles.
Setup Guide
Get started in approximately 10 minutos para la configuración básica; 30 minutos para la integración completa de webhooks y el primer flujo de trabajo de automatización
Prerequisites
- Cuenta de Calendly (plan gratuito o de pago)
- Google Calendar u Outlook sincronizado con Calendly
- Clave de API de Calendly (generada en Configuración → Integraciones → API y Webhooks)
- Instancia de n8n con el nodo de Calendly disponible
Crear una cuenta de Calendly y sincronizar la agenda
Regístrese en calendly.com y conecte su cuenta de Google Calendar u Outlook. Esto permite que Calendly verifique su disponibilidad y bloquee los horarios reservados. Configure sus horarios de disponibilidad predeterminados (p. ej. lun-vie de 9 de la mañana a 6 de la tarde) y su zona horaria.
Use su agenda profesional principal, donde ya están agendados los recorridos de propiedad y las reuniones. Calendly evitará las dobles reservas verificando los conflictos en esa agenda.
Crear tipos de evento para escenarios de CRE
En Calendly, vaya a Tipos de evento y cree: (1) «Llamada de intro de 15 min» (videollamada), (2) «Revisión de deal de 45 min» (presencial o por video), (3) «Recorrido de propiedad de 1 hora» (presencial), (4) «Llamada de seguimiento de 30 min» (teléfono). Configure la duración, el tipo de ubicación y el tiempo de margen de cada uno.
Para los recorridos de propiedad, use «Ubicación personalizada» y cambie dinámicamente la dirección en cada reserva. Agregue un margen de 15 min después de los recorridos para el tiempo de traslado.
Agregar preguntas de admisión personalizadas
Para cada tipo de evento, agregue preguntas personalizadas para recopilar información antes de la reserva. Ejemplos: «¿Cuál es el tamaño del deal?», «¿El deal está bajo LOI?», «¿Mercados objetivo?», «¿En cuánto tiempo busca cerrar?». Marque las preguntas críticas como obligatorias.
Mantenga las preguntas cortas (5 a 7 como máximo) para evitar el abandono de la reserva. Use listas desplegables para facilitar la entrada de datos y obtener respuestas consistentes.
Generar una clave de API de Calendly
En Calendly, vaya a Configuración → Integraciones → API y Webhooks. Haga clic en «Generar nuevo token» y copie la clave de API. Esta clave permite que n8n lea y escriba datos de Calendly.
Trate las claves de API como contraseñas: guárdelas de forma segura en las credenciales de n8n y nunca las haga commit a Git. Si se exponen, regenérelas de inmediato.
Configurar un webhook en Calendly
En Calendly, vaya a Configuración → Integraciones → API y Webhooks → Crear webhook. Cree primero un nodo de webhook de n8n, copie su URL y luego péguela en Calendly. Seleccione los eventos a activar: Invitado creado, Invitado cancelado, Invitado reprogramado. Calendly enviará los datos a n8n por POST cuando ocurran estos eventos.
Pruebe el webhook reservando un evento de prueba y revisando el registro de ejecución de n8n. Debería ver una carga útil JSON con el nombre del invitado, su correo, su teléfono y la hora de la reunión.
Conectar Calendly con n8n
En n8n, agregue un nodo de Calendly. Haga clic en «Crear nuevas credenciales» y pegue su clave de API. Pruebe la conexión agregando una acción «Get User» y ejecutándola: debería devolver su perfil de usuario de Calendly.
Guarde las credenciales como «Calendly - Producción» para reutilizarlas en todos los flujos de trabajo. Conserve una credencial «Calendly - Prueba» para el desarrollo y así no contaminar los datos reales.
Construir su primer flujo de trabajo: automatización de la reserva de recorrido de propiedad
Cree un flujo de trabajo de n8n: Webhook (Calendly Invitado creado) → Extraer datos (nombre, correo, teléfono, hora del recorrido) → Crear deal en HubSpot → Enviar confirmación por SMS con Twilio → Agregar a Google Calendar → Crear tarea de seguimiento. Pruebe reservando un recorrido de prueba y verificando que los datos fluyan correctamente.
Empiece de forma sencilla con solo la creación del deal en el CRM y la confirmación por SMS. Una vez que funcione, agregue capas como los mensajes generados por IA, los correos de due diligence previos al recorrido y los seguimientos posteriores al recorrido.
Personalizar los correos de confirmación y recordatorio
En Calendly, vaya a cada tipo de evento → Notificaciones y Cancelación. Personalice el correo de confirmación con el tono de su marca, incluya las indicaciones para llegar, las instrucciones de estacionamiento y sus datos de contacto. Active los recordatorios por SMS (requiere la recopilación del número de teléfono) para reducir las inasistencias.
Use «Insertar variable personalizada» para personalizar los mensajes con el nombre del invitado, la dirección del activo o las respuestas a las preguntas personalizadas. Incluya su foto para un toque personal.
Frequently Asked Questions
Common questions about Calendly integration
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