Buildium Integration
Payments & AccountingWhat It Does
Buildium es una plataforma en la nube de administración inmobiliaria y contabilidad diseñada para propietarios-operadores que gestionan portafolios que van desde unas pocas unidades hasta varios miles. Cubre el ciclo operativo completo: arrendamiento y selección de inquilinos, cobro de rentas y procesamiento ACH, seguimiento de solicitudes de mantenimiento, portales de propietarios e inquilinos, y un motor contable de libro mayor general completo con conciliación bancaria y generación de formularios 1099.
Why Real Estate Professionals Use It
Los propietarios-operadores y los sponsors más pequeños que gestionan portafolios mixtos a menudo asumen la carga operativa que las firmas institucionales delegan a grandes empresas de administración inmobiliaria. Buildium fue creado precisamente para ese perfil: el GP que posee 200 unidades distribuidas en seis propiedades, cobra rentas tanto de inquilinos residenciales como de inquilinos comerciales NNN, y necesita cada mes estados de resultados limpios por propiedad para sus socios y prestamistas.
AI Solutions for Payments
CTO's Guide to AI Implementation
Security, compliance, and vendor evaluation frameworks for AI operations
AI Transaction Coordinator
Automate document collection, deadline tracking, and stakeholder updates
Commission & Pipeline Tracker
Real-time dashboard showing deal progress and expected commissions
Key Features for Real Estate
Discover how Buildium powers real estate automation workflows
Contabilidad a nivel de propiedad y libro mayor general
Motor contable completo de partida doble que lleva el control de ingresos, gastos y capital por propiedad. Conciliación bancaria, asientos de diario, personalización del catálogo de cuentas y generación de formularios 1099 para las distribuciones a propietarios.
Produce estados de resultados a nivel de propiedad y estados de NOI que usted puede compartir con prestamistas, socios o un contador sin reformatear. Para los operadores comerciales, el libro mayor captura los reembolsos de gastos NNN, los cargos CAM y la amortización de mejoras al inquilino junto con la renta base.
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Estado de cuenta mensual de propietario automatizado con comentario de variación por IA
El primero de cada mes, extraiga de Buildium el libro mayor del mes anterior de cada propiedad, calcule el NOI frente al período anterior y frente al underwriting, genere un comentario de variación redactado por IA que señale la morosidad y los picos de costos de mantenimiento, y envíe por correo el estado de cuenta pulido a cada propietario o socio de capital.
1El disparador programado de n8n se activa el día 1 de cada mes
2Consultar la API de Buildium: extraer las transacciones, los registros de pago y los costos de órdenes de trabajo de cada propiedad del mes calendario anterior
3Calcular el NOI a nivel de propiedad, la renta bruta cobrada, la tasa de morosidad y el gasto de mantenimiento frente al mes anterior
4Pasar los datos resumidos a la IA (Claude/OpenAI) para generar un comentario de variación de 200 palabras: qué impulsó el cambio, qué unidades están atrasadas y qué trabajo de mantenimiento afectó el resultado
Los estados de cuenta de propietarios salen automáticamente el día 1 con una explicación narrativa clara, sin maratón contable manual. Los propietarios reciben un reporte mensual presentado de forma profesional sin que el equipo de administración lo arme a mano. La morosidad y las sorpresas de costos se ponen de manifiesto antes de que los propietarios las noten por su cuenta.
Triggers & Actions
Connect Buildium to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Pago recibido
Se activa cuando un pago de inquilino se acredita en Buildium: ACH, pago en línea o recibo registrado manualmente.
Cuando llega la renta de una unidad, actualizar el tablero de flujo de caja en tiempo real del propietario y activar una confirmación de recibo para el inquilino.
Arrendamiento creado
Se activa cuando se crea un nuevo arrendamiento o se contrafirma un arrendamiento de renovación en Buildium.
Al crearse un nuevo arrendamiento, activar la secuencia de correos de bienvenida al inquilino, las instrucciones de alta de servicios y la entrega de la lista de verificación de entrada.
Arrendamiento por vencer (programado)
Consultar los arrendamientos de Buildium por fecha de vencimiento para hacer aflorar las renovaciones próximas a 90, 60 o 30 días.
Lanzar automáticamente una campaña de renovación de tres puntos de contacto cuando un arrendamiento alcanza la ventana de 90 días para el vencimiento.
Orden de trabajo creada
Se activa cuando un inquilino, un administrador o la API crea una nueva solicitud de mantenimiento u orden de trabajo.
Activar el triaje por IA para clasificar la urgencia, asignar al proveedor correcto y notificar al propietario si la estimación de costo supera el umbral.
Inquilino agregado o actualizado
Se activa cuando se crea un nuevo registro de inquilino o se modifica un registro existente (fecha de entrada, datos de contacto, estado).
Al ingresar un nuevo inquilino, crear automáticamente un paquete de notificación de servicios y enviar el reglamento de la asociación/edificio.
Saldo pendiente detectado (consulta programada)
La consulta diaria devuelve todas las unidades con saldo vencido, lo que permite el monitoreo de morosidad en todo el portafolio.
Identificar cada mañana a los inquilinos recién morosos e inscribirlos automáticamente en la secuencia escalonada de aviso de mora.
Actions
Crear o actualizar arrendamiento
Crear un nuevo registro de arrendamiento en Buildium o actualizar los términos de un arrendamiento existente (monto de renta, fecha de fin, depósito).
Después de ejecutar una renovación en DocuSign, reflejar automáticamente en Buildium el monto de renta actualizado y la nueva fecha de fin.
Registrar transacción en el libro mayor
Registrar transacciones de ingresos o gastos en el libro mayor general de una propiedad en Buildium.
Cuando una factura de proveedor se aprueba en su sistema de cuentas por pagar, registrar el gasto en el libro mayor correcto de la propiedad en Buildium sin captura manual.
Crear orden de trabajo
Crear una nueva orden de trabajo de mantenimiento en Buildium asignada a un proveedor o a un integrante del personal de administración.
Tras un vencimiento de arrendamiento sin renovación, crear automáticamente una orden de trabajo de rotación de unidad para la inspección de acondicionamiento.
Subir documento al portal de propietario o inquilino
Subir de forma programática un archivo PDF o documento a la biblioteca de documentos de propietario o inquilino de Buildium.
Después de armar el estado de cuenta del propietario mejorado con IA, subirlo al portal de Buildium de cada propietario para que quede visible junto con su historial de pagos.
Crear o actualizar registro de inquilino
Crear un nuevo inquilino en Buildium o actualizar los datos de contacto, las notas o el estado de un inquilino existente.
Cuando una solicitud de arrendamiento se aprueba en su flujo externo de selección, subir al solicitante aprobado a Buildium como inquilino listo para la creación del arrendamiento.
Generar y recuperar estado de cuenta de propietario
Activar la generación de un estado de cuenta para un propietario y período de propiedad específicos, y luego recuperarlo en PDF para su entrega.
El día 1 de cada mes, activar la generación del estado de cuenta del propietario para todas las propiedades y entregar los PDF con el comentario de IA al correo de cada propietario.
Setup Guide
Get started in approximately 30 minutos para autenticarse y ejecutar la primera llamada de lectura; 2 a 3 horas para construir de extremo a extremo el monitoreo de morosidad y la entrega de estados de cuenta de propietarios
Prerequisites
- Cuenta Buildium activa (plan Essential, Growth o Premium: todos incluyen acceso a la API)
- Credenciales de API de Buildium: vaya a Administration → API Settings para generar un client ID y un client secret
- Instancia de n8n (en la nube o autoalojada) o plataforma de automatización similar con capacidad de nodo HTTP Request
- Familiaridad básica con su lista de propiedades, el padrón de propietarios y la estructura de unidades en Buildium
Generar las credenciales de API de Buildium
Inicie sesión en Buildium como administrador. Vaya a Administration (ícono de engranaje) → API Settings. Haga clic en «Create Credential Set» para generar un client ID y un client secret. Estas son sus credenciales OAuth 2.0. Guárdelas de forma segura: las intercambiará por un token Bearer en el endpoint de token antes de cada llamada a la API.
Buildium usa el flujo OAuth 2.0 mediante credenciales de cliente (client-credentials). El endpoint de token es https://auth.buildium.com/oauth/token. En n8n, use el tipo de credencial «Header Auth» con «Authorization: Bearer {token}» o configure el nodo HTTP Request para obtener primero el token y pasarlo adelante.
Autenticarse y probar una llamada de lectura en n8n
En n8n, cree un flujo de dos nodos: primero un nodo HTTP Request que envíe un POST al endpoint de token de Buildium (grant_type=client_credentials) y devuelva el access_token. Canalice ese token a un segundo nodo HTTP Request que llame a GET https://api.buildium.com/v1/properties — debería devolver su lista de propiedades. Confirme que puede ver sus propiedades antes de seguir construyendo.
La URL base de la API de Buildium es https://api.buildium.com/v1/. Consulte el Buildium Developer Portal (developer.buildium.com) para ver la documentación Swagger de todos los endpoints disponibles y los esquemas de respuesta.
Mapear sus propiedades, unidades y propietarios
Use los endpoints GET /properties y GET /associations para recuperar los IDs de sus propiedades. Llame a GET /units bajo cada propiedad para obtener los IDs de unidad. Llame a GET /owners para mapear su padrón de propietarios. Registre estos IDs: son las claves foráneas que referenciará al leer pagos, crear órdenes de trabajo y registrar transacciones. Almacene el mapeo en las variables de flujo de n8n o en una tabla de referencia de Google Sheets.
Si su portafolio tiene más de 10 propiedades, extraiga una vez la lista completa de propiedades y unidades, guárdela en una Google Sheet y referencie esa hoja en lugar de llamar a la API de Buildium en cada ejecución del flujo. Reduce la latencia y la presión sobre los límites de tasa de la API.
Construir su primera automatización: reporte diario de morosidad
Cree un flujo programado de n8n que se ejecute cada día a las 7 a. m. Llama a GET /leases con un filtro de saldos pendientes y fechas de vencimiento vencidas. Analice los resultados para identificar las unidades con más de 3 días de atraso. Para cada unidad morosa, busque el nombre y el contacto del inquilino, y luego envíe un mensaje de Slack de resumen a su canal de asset management con la lista completa. Esto valida el canal de datos antes de construir las secuencias de contacto.
Comience en modo solo lectura. Ejecute el reporte de morosidad durante 2 o 3 días antes de cablear el contacto: verifique que está captando las unidades correctas y que los datos son exactos antes de automatizar las comunicaciones con los inquilinos.
Conectar la entrega de estados de cuenta de propietarios
Construya el flujo mensual de estado de cuenta del propietario: el día 1, llame a GET /ownerships/{ownershipAccountId}/ledger para recuperar el historial de transacciones. Alimente los datos de transacción a un nodo de IA para generar un comentario de variación. Recupere el PDF del estado de cuenta del propietario generado por Buildium vía GET /reports/ownerstatements o use su propio armado de PDF. Envíe el paquete combinado a cada propietario usando Gmail o SendGrid.
Si quiere que el comentario de IA sea específico de la propiedad y esté anclado en cifras reales, pase explícitamente los totales del mes (bruto cobrado, pérdida por vacancia, gasto de mantenimiento, neto al propietario) en el prompt de la IA en lugar de confiar en que la IA lea el JSON de transacciones en bruto.
Cablear la secuencia de renovación al vencimiento del arrendamiento
Cada día a las 8 a. m., llame a GET /leases filtrado por fecha de fin entre hoy+30 y hoy+90. Agrupe los arrendamientos por tramo de 90/60/30 días. Para los arrendamientos que alcanzan cada umbral por primera vez, inscríbalos en el correo apropiado vía Gmail o su plataforma de correo. Use un registro de Google Sheets para llevar el control de qué arrendamientos ya recibieron cada punto de contacto y evitar envíos duplicados.
El endpoint de arrendamientos de Buildium devuelve la dirección de la unidad, el nombre del inquilino y la fecha de fin del arrendamiento. Incluya los tres en los tokens de personalización de su plantilla de correo: los inquilinos responden mucho mejor a los correos que hacen referencia a su unidad específica y a la fecha exacta de su arrendamiento que a los avisos de renovación genéricos.
Frequently Asked Questions
Common questions about Buildium integration
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