Rent Manager Integration
Payments & AccountingWhat It Does
Rent Manager est une plateforme complète de gestion immobilière et de comptabilité conçue pour les exploitants-propriétaires intermédiaires qui gèrent des portefeuilles mixtes commerciaux, résidentiels et industriels. Contrairement aux outils de gestion légers axés uniquement sur les unités résidentielles, Rent Manager prend en charge l'ensemble du grand livre comptable, l'administration des baux, la gestion des bons de travail et le reporting des propriétaires que les portefeuilles multi-actifs exigent, le tout sous un même toit.
Why Real Estate Professionals Use It
Les sociétés de gestion immobilière intermédiaires — exploitant de 50 à 2 000 unités réparties entre bureaux, commerces, actifs industriels et logements collectifs — constatent systématiquement que les outils comptables génériques comme QuickBooks ne suffisent pas à gérer la complexité d'administration des baux à laquelle elles font face au quotidien. Les régularisations de charges communes exigent de répartir les dépenses partagées entre les locataires selon leur quote-part et les termes de leur bail ; les indexations de loyers se déclenchent à des dates anniversaires précises ou sur des seuils CPI ; les relevés de propriétaires exigent des récapitulatifs de NOI par actif qui se rapprochent ligne par ligne du grand livre. Rent Manager a été conçu précisément pour cet environnement.
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Key Features for Real Estate
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rmAPI — Interface REST documentée
Rent Manager propose une API REST documentée (rmAPI) qui expose les locataires, baux, paiements, bons de travail, fournisseurs, écritures du grand livre et grands livres de propriétaires sous forme d'endpoints structurés. Authentification OAuth 2.0. Accès en lecture et en écriture disponible pour la plupart des objets.
Contrairement aux outils de gestion immobilière qui verrouillent les données derrière une interface fermée, la rmAPI vous permet de construire des intégrations bidirectionnelles : injecter des rôles locatifs en temps réel dans des tableaux de bord investisseurs, transmettre des confirmations de paiement vers des portails de propriétaires, ou déclencher des flux n8n dès qu'un statut de bail change.
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Paiement reçu → Actualisation du relevé de propriétaire et confirmation au locataire
Lorsqu'un paiement de loyer est enregistré dans Rent Manager, une automatisation met immédiatement à jour le grand livre courant du propriétaire, met en file d'attente un relevé mensuel actualisé si tous les loyers attendus pour la période sont encaissés, et envoie au locataire une confirmation de paiement accompagnée d'un reçu. Les gestionnaires ne sont notifiés que si un paiement est partiel ou en retard.
1Événement de paiement rmAPI capturé dans n8n (webhook ou intervalle d'interrogation)
2Récupération de la fiche locataire et des détails du bail via la rmAPI pour confirmer le montant et la période
3Vérification que tous les paiements de loyer attendus pour l'actif sont désormais encaissés pour la période
4Si tous encaissés : mise à jour du solde courant du grand livre du propriétaire via la rmAPI ; marquage du relevé comme prêt à générer
Les locataires reçoivent une confirmation immédiate de chaque paiement sans que l'équipe de gestion ne génère de reçus manuellement. Les propriétaires voient leur grand livre se mettre à jour en temps réel. Les gestionnaires concentrent leur attention sur les exceptions — paiements en retard ou partiels — plutôt que sur l'émission de reçus de routine.
Triggers & Actions
Connect Rent Manager to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Paiement enregistré
Se déclenche lorsqu'un paiement de locataire est enregistré dans Rent Manager, incluant le montant du paiement, la date, l'ID du locataire, l'unité et la période imputée.
Déclencher un e-mail de reçu instantané au locataire et une mise à jour du grand livre du propriétaire dès que le loyer arrive dans Rent Manager.
Statut de bon de travail modifié
Se déclenche lorsqu'un statut de bon de travail change (ouvert, affecté, en cours, terminé, en attente), incluant l'ID du bon de travail, l'actif, le fournisseur et les détails du statut.
Lorsqu'un bon de travail passe à « Terminé », déclencher un suivi de satisfaction du locataire et imputer le coût de la facture au grand livre de l'actif.
Bail créé ou modifié
Se déclenche lorsqu'un nouveau bail est créé ou qu'un terme de bail existant est modifié, incluant les dates de début/fin du bail, le montant du loyer et les détails du locataire.
Lorsqu'un nouveau bail commercial est créé, déclencher une séquence de bienvenue pour le locataire et ajouter l'expiration du bail à un calendrier partagé pour le suivi des renouvellements.
Bail expirant prochainement
Requête planifiée via la rmAPI qui fait remonter les baux expirant dans une fenêtre d'anticipation configurable (p. ex. 30, 60 ou 90 jours).
Déclencher une séquence personnalisée de prise de contact pour le renouvellement pour chaque locataire dont le bail expire sous 90 jours.
Facture fournisseur reçue
Se déclenche lorsqu'une facture fournisseur est créée dans le module des comptes fournisseurs de Rent Manager, incluant le fournisseur, le montant, l'actif et l'imputation au compte du grand livre.
Acheminer les factures supérieures à un seuil configurable pour approbation par le dirigeant avant le traitement du paiement.
Statut de vacance d'unité modifié
Se déclenche lorsqu'une unité passe d'occupée à vacante ou inversement, incluant les détails de l'unité, l'actif et la date d'effet.
Lorsqu'une unité devient vacante, déclencher automatiquement un bon de travail de remise en état et un flux de syndication d'annonce.
Actions
Créer un bon de travail
Crée un nouveau bon de travail dans Rent Manager affecté à un fournisseur, avec classification du corps de métier, priorité, description et détails de l'actif.
Lorsqu'une demande de maintenance d'un locataire est reçue et classée par l'IA, créer un bon de travail acheminé dans Rent Manager sans saisie manuelle par le gestionnaire.
Passer une écriture de journal au grand livre
Passe une écriture de journal manuelle au grand livre de Rent Manager pour un actif et un compte spécifiques.
En fin de mois, passer automatiquement les écritures d'amortissement des prépaiements d'assurance et de taxes selon un échéancier stocké dans le flux.
Mettre à jour une fiche locataire
Met à jour les champs d'une fiche locataire dans Rent Manager, incluant les coordonnées, les notes et les champs personnalisés.
Lorsqu'un locataire met à jour ses coordonnées via un formulaire de portail, synchroniser le changement immédiatement dans Rent Manager.
Récupérer le rôle locatif
Extrait le rôle locatif actuel d'un ou plusieurs actifs via la rmAPI, renvoyant le locataire, l'unité, le terme du bail, le montant du loyer et le statut de paiement pour chaque bail actif.
Extraire un rôle locatif en temps réel le premier du mois pour alimenter un tableau de bord de reporting LP destiné aux investisseurs sans qu'un gestionnaire n'exporte de feuille de calcul.
Obtenir les écritures du grand livre par actif et plage de dates
Récupère les écritures du grand livre filtrées par actif, compte et plage de dates via la rmAPI.
Extraire les données du grand livre du mois précédent pour assembler un relevé de propriétaire mis en forme ou alimenter une mise à jour de pro forma avec les données d'exploitation réelles.
Créer ou mettre à jour une écriture du grand livre des propriétaires
Passe un débit ou un crédit au grand livre d'un propriétaire dans Rent Manager, incluant les paiements de distribution, les charges d'honoraires de gestion et les contributions aux réserves.
Lorsqu'une distribution est approuvée et virée, passer le débit de distribution au grand livre du propriétaire dans Rent Manager afin de maintenir le grand livre rapproché de l'activité bancaire réelle.
Setup Guide
Get started in approximately 2 à 3 heures pour l'authentification de base, la cartographie des actifs et le premier flux de paiement ; 1 à 2 heures supplémentaires par flux avancé (relevés de propriétaires, régularisation des charges communes)
Prerequisites
- Compte Rent Manager (sous licence ; déploiement en ligne ou sur site)
- Identifiants rmAPI : client ID, client secret et URL de base de votre instance Rent Manager (à demander via le programme de partenaires d'intégration de Rent Manager sur rentmanager.com/integrations)
- Instance n8n (cloud ou auto-hébergée) avec accès au nœud HTTP Request pour les appels rmAPI directs
- Liste des IDs d'actifs et des IDs d'unités de votre instance Rent Manager (utilisés pour cadrer les requêtes API)
- Optionnel : emplacement de stockage documentaire (SharePoint, Google Drive ou S3) pour la récupération des PDF de baux dans les flux assistés par IA
S'inscrire pour l'accès à la rmAPI
Connectez-vous à votre compte Rent Manager. Allez dans Admin → API Access et demandez des identifiants API, ou contactez le support Rent Manager pour vous enregistrer comme partenaire d'intégration. Vous recevrez un client ID et un client secret pour l'échange de jeton OAuth 2.0. Notez l'URL de base de votre instance (p. ex. https://yourcompany.rentmanager.com).
Rent Manager utilise le flux client credentials d'OAuth 2.0. Les jetons ont une durée de vie courte ; intégrez le renouvellement des jetons dans vos flux n8n dès le départ plutôt que de stocker un jeton statique.
Authentifier et tester la rmAPI dans n8n
Dans n8n, ajoutez un nœud HTTP Request. Définissez l'URL vers votre endpoint de jeton rmAPI (p. ex. https://yourcompany.rentmanager.com/v12/authentication/token). Envoyez en POST votre client_id et votre client_secret dans le corps de la requête. Copiez l'access_token renvoyé et utilisez-le comme jeton Bearer dans un deuxième nœud HTTP Request pour faire GET /v12/tenants. Vérifiez que les fiches locataires sont bien renvoyées.
Stockez votre client_id et votre client_secret dans les Credentials de n8n sous forme de credential HTTP Header générique, et non en texte clair dans les nœuds du flux. Cela facilite la rotation des identifiants au besoin.
Cartographier vos IDs d'actifs et codes de comptes
Interrogez l'endpoint rmAPI /v12/properties pour récupérer l'ID numérique d'actif de chaque bien que vous gérez. Interrogez aussi /v12/glaccounts pour récupérer les codes de comptes du grand livre de vos comptes standard (revenus locatifs, revenus de charges communes, charges d'exploitation, honoraires de gestion). Enregistrez ces correspondances dans une table de référence ou des variables d'environnement n8n — vous les utiliserez dans chaque flux que vous construirez.
Créez une simple feuille de calcul ou un jeu de variables d'environnement n8n associant les noms d'actifs à leurs IDs d'actifs rmAPI. Les flux qui référencent les IDs d'actifs par nom plutôt que par numéro sont bien plus faciles à maintenir pour la prochaine personne de votre équipe.
Construire et tester votre premier flux : confirmation de paiement
Commencez par le flux de confirmation de paiement, car il a un déclencheur clair (paiement enregistré), une action claire (envoyer un e-mail) et présente un faible risque en cas de problème. Dans n8n, configurez une interrogation planifiée de l'endpoint rmAPI /v12/payments toutes les 15 minutes, filtrez les paiements enregistrés depuis la dernière exécution, et envoyez un e-mail de confirmation à chaque locataire payeur en utilisant sa fiche de contact rmAPI. Testez sur un paiement de test avant de l'activer en production.
Utilisez un intervalle d'interrogation plutôt que de vous fier aux webhooks pour votre première intégration. Une fois vos flux stables et le modèle de données de Rent Manager bien compris, explorez la configuration des webhooks rmAPI pour une livraison d'événements en temps réel.
Configurer le flux de relevés de propriétaires
Construisez le flux de relevés de propriétaires de fin de mois en utilisant l'action de récupération des écritures du grand livre. Paramétrez le flux avec la plage de dates du mois précédent et une liste de couples actif/propriétaire. Testez en exécutant le flux sur les données du mois dernier et en comparant le résultat aux relevés produits manuellement par votre équipe. Validez que les totaux concordent avant d'activer la livraison automatisée.
Conservez une étape de révision manuelle (le nœud « Wait for Approval » de n8n ou un message d'approbation Slack) dans le flux de relevés de propriétaires jusqu'à ce que vous ayez exécuté trois mois consécutifs sans accroc. Les relevés de propriétaires sont à enjeux élevés ; un seul relevé erroné entame considérablement la confiance.
Activer les flux d'expiration de bail et de bons de travail
Avec les flux de base de paiement et de reporting en place, ajoutez les flux d'alerte d'expiration de bail et d'acheminement des bons de travail. Pour l'expiration de bail, vérifiez le format de date d'expiration de bail de la rmAPI et testez avec un bail expirant dans 10 jours avant d'activer le déclencheur à 90 jours. Pour l'acheminement des bons de travail, configurez votre prompt de classification IA avec les catégories de corps de métier et les noms de fournisseurs utilisés dans votre liste de fournisseurs Rent Manager.
Pour le flux d'acheminement des bons de travail, commencez uniquement par la priorité « routine » et conservez une étape de révision humaine pour les classifications « prioritaire » et « urgence » durant le premier mois. La classification IA des corps de métier de maintenance est précise pour les demandes courantes, mais elle devrait disposer d'un filet de sécurité humain pour les cas particuliers pendant la période de calibrage initiale.
Frequently Asked Questions
Common questions about Rent Manager integration
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