Leasecake Integration
Documents & TransactionsWhat It Does
Leasecake est une plateforme de gestion des baux et des emplacements conçue pour le côté occupant de l'immobilier commercial : locataires multi-sites, franchisés, exploitants de restaurants et de commerces de détail, et les asset managers qui supervisent un portefeuille de sites loués. Plutôt que de gérer des immeubles comme le fait un ERP de propriétaire, Leasecake organise les obligations rattachées à chaque emplacement que votre entreprise exploite — le bail signé et son abstract, chaque date critique, les options de renouvellement et d'extension, les charges communes (CAM) et les conditions de charges d'exploitation, les exigences d'assurance et de conformité, ainsi que les échéances récurrentes de loyer et de régularisation qui en découlent.
Why Real Estate Professionals Use It
Pour un exploitant multi-sites, le risque lié aux baux n'est pas abstrait — il se mesure en dollars et en magasins. Manquez une fenêtre d'exercice d'option de renouvellement et vous pouvez perdre un emplacement performant ou voir votre loyer réajusté au prix du marché fixé par le propriétaire. Laissez une clause de renouvellement automatique se déclencher sur un site que vous comptiez fermer et vous voilà engagé pour une nouvelle période. Sautez une revue de régularisation CAM et vous surpayez discrètement les charges d'exploitation sur chaque emplacement, année après année. Ces défaillances partagent une cause racine : les obligations résident dans des PDF de baux que personne ne lit selon un calendrier. Leasecake structure ces données, et l'automatisation autour de son API transforme la structure en action.
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Commission & Pipeline Tracker
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Key Features for Real Estate
Discover how Leasecake powers real estate automation workflows
Abstraction de bail et enregistrements d'emplacement
Stocke un abstract structuré par emplacement : bail signé et avenants, durée de base, conditions économiques clés, parties nommées, et les documents sources liés à chaque champ extrait. Chaque site que votre entreprise exploite devient un enregistrement unique et consultable.
La plupart des exploitants ont des baux éparpillés entre e-mails, disques et classeurs. Un abstract structuré par emplacement est le fondement dont tout le reste dépend — une couche d'IA peut lire vos baux signés et écrire les conditions extraites dans Leasecake via l'API, transformant un portefeuille non abstrait en un jeu de données en direct sans des semaines de saisie manuelle.
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Nouveau bail ajouté → extraction des dates critiques et cadence de rappels
Lorsqu'un nouvel emplacement ou bail est ajouté dans Leasecake, l'automatisation lit les conditions de bail structurées via l'API, en dérive l'ensemble complet des dates critiques, et construit une cadence de rappels échelonnée afin que chaque échéance remonte avec assez d'anticipation pour agir. Transforme un bail fraîchement abstrait en un calendrier en direct et alertant, sans planification manuelle.
1L'automatisation détecte un nouvel enregistrement d'emplacement/bail dans Leasecake (sondage planifié de l'API pour les enregistrements récemment créés, ou événement de nouvel enregistrement si disponible sur votre forfait)
2Récupère les conditions structurées du bail via l'API Leasecake : durée de base, expiration, fenêtres d'option, exigences de préavis, dates d'assurance et de conformité
3Optionnellement, passe le bail signé lié par une étape d'abstraction par IA pour confirmer ou compléter les dates critiques non encore saisies, puis réécrit les corrections via l'API
4Calcule la cadence de rappels par date — p. ex. fenêtres d'option alertées à 120 / 90 / 60 / 30 jours avant l'échéance de préavis ; renouvellements d'assurance à 45 / 15 jours
Chaque bail nouvellement ajouté devient un ensemble entièrement planifié de rappels escaladés en quelques minutes après sa saisie — comblant l'écart où un bail fraîchement signé reste non abstrait pendant des mois et sa première date critique passe inaperçue.
Triggers & Actions
Connect Leasecake to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Nouvel emplacement ou bail créé
Se déclenche lorsqu'un nouvel enregistrement d'emplacement ou de bail est ajouté dans Leasecake, détecté via un sondage de l'API pour les enregistrements récemment créés (ou un événement de nouvel enregistrement lorsque disponible sur votre forfait).
Lorsqu'un nouveau bail est ajouté, extrayez ses dates critiques via l'API et construisez la cadence complète de rappels échelonnée afin que les échéances de l'emplacement soient suivies dès le premier jour.
Date critique qui approche
Se déclenche lorsqu'une date critique suivie — fenêtre d'option, expiration, échéance de préavis, renouvellement d'assurance — tombe dans un horizon de délai que vous définissez, évalué par sondage des dates critiques de Leasecake.
Lorsqu'une échéance de préavis d'option de renouvellement entre dans la fenêtre de 90 jours, escaladez vers l'asset manager avec les mécanismes d'exercice et les enjeux financiers attachés.
Régularisation CAM due
Se déclenche lorsque la date de régularisation CAM ou de charges d'exploitation d'un emplacement est atteinte, en fonction du calendrier de régularisation enregistré au bail.
Lorsqu'arrive la date de régularisation, ouvrez une tâche d'audit avec les conditions CAM du bail et les relevés antérieurs assemblés, à effectuer avant la clôture de la fenêtre de contestation.
Condition de bail ou document mis à jour
Se déclenche lorsqu'une condition de bail, une date clé ou un document lié à un emplacement est modifié dans Leasecake (p. ex. un avenant est enregistré), détecté via un sondage de l'API pour les enregistrements modifiés.
Lorsqu'un avenant décale une expiration ou une fenêtre d'option, recalculez la cadence de rappels concernée et notifiez le responsable concerné du changement.
Actions
Lire les emplacements et les baux
Récupère les emplacements du portefeuille, les enregistrements de baux et leurs conditions abstraites via l'API Leasecake pour le reporting, les compilations ou le traitement en aval.
Extrayez chaque semaine tous les emplacements actifs et leurs dates de loyer engagé et d'expiration pour générer un digest des obligations de portefeuille pour la finance.
Lire les dates critiques
Interroge les dates critiques rattachées à un ou plusieurs emplacements — type, date, clause régissant l'obligation, et statut — via l'API Leasecake.
Balayez quotidiennement tous les emplacements pour les dates d'option et de renouvellement situées dans l'horizon d'escalade et routez chacune vers le bon asset manager.
Créer ou mettre à jour une date critique
Écrit une nouvelle date critique, ou met à jour une date existante, sur un emplacement via l'API Leasecake — par exemple après qu'une étape d'abstraction par IA confirme une date non encore saisie.
Après que l'IA a lu un bail signé et trouvé une obligation de renouvellement d'assurance jamais saisie, écrivez-la dans Leasecake afin qu'elle rejoigne la cadence de rappels.
Mettre à jour les conditions d'emplacement ou de bail
Pousse des conditions de bail corrigées ou nouvellement abstraites — conditions économiques, mécanismes d'option, plafonds CAM — vers un enregistrement d'emplacement Leasecake via l'API.
Lorsqu'une passe d'abstraction par IA extrait les plafonds CAM et les conditions d'année de base d'un bail, écrivez-les sur l'emplacement afin que les tâches de régularisation puissent les vérifier.
Setup Guide
Get started in approximately 30 minutes pour la configuration de l'API et une première lecture ; 2 à 3 heures pour le balayage des dates critiques avec escalade ; 1 à 2 jours pour l'abstraction par IA complète plus les workflows d'audit CAM et de digest de portefeuille
Prerequisites
- Un compte Leasecake sur un forfait qui inclut l'accès à l'API — confirmez la disponibilité de l'accès développeur/API auprès de votre gestionnaire de compte Leasecake, car l'accès peut dépendre du forfait
- Des identifiants d'API Leasecake (clé d'API ou client OAuth) obtenus auprès de Leasecake pour votre compte, stockés dans un gestionnaire de secrets ou votre stockage d'identifiants n8n
- Une instance n8n (cloud ou auto-hébergée) avec le nœud HTTP Request pour les appels à l'API Leasecake
- Vos emplacements abstraits dans Leasecake (ou une étape d'abstraction par IA prête à les peupler) afin qu'il y ait des dates critiques et des conditions sur lesquelles les automatisations peuvent agir
- Des canaux de destination configurés : Slack pour les alertes, une liste de diffusion e-mail pour les digests, et une base Airtable ou Google Sheets pour le tracker de portefeuille
Confirmez l'accès à l'API et obtenez les identifiants
Contactez votre gestionnaire de compte Leasecake pour confirmer que l'accès à l'API est inclus dans votre forfait et pour obtenir vos identifiants d'API. Notez l'URL de base et les détails d'authentification fournis par Leasecake. Traitez-les comme des secrets — stockez-les dans votre stockage d'identifiants n8n ou un gestionnaire de secrets dédié, jamais dans le code source du workflow.
Demandez précisément quels objets vos identifiants peuvent lire et écrire — emplacements, baux et dates critiques au minimum. Connaître la portée d'emblée évite de construire un workflow contre un point de terminaison que votre forfait n'expose pas.
Créez un identifiant d'API Leasecake réutilisable dans n8n
Dans n8n, configurez un identifiant HTTP Request contenant l'URL de base Leasecake et l'en-tête d'authentification. Construisez un petit workflow de test qui lit votre liste d'emplacements pour confirmer que l'identifiant fonctionne et pour capturer une forme de réponse réelle que vous pourrez référencer pendant la construction.
Enregistrez un exemple de réponse d'API pour les emplacements, les baux et les dates critiques dans votre base tracker. Les noms de champs sont plus faciles à mapper contre des charges utiles réelles, et vous les référencerez dans chaque workflow ultérieur.
Mappez les emplacements Leasecake vers vos enregistrements internes
Construisez une table de correspondance dans Airtable ou Google Sheets qui mappe chaque ID d'emplacement Leasecake vers vos identifiants internes de magasin/site et l'asset manager ou le responsable des opérations concerné. Cette correspondance est le pont qui permet aux escalades d'être routées automatiquement vers la bonne personne.
Incluez le contact du responsable et le canal d'escalade préféré par emplacement. Lorsqu'une date critique se déclenche, l'automatisation lit cette table pour décider qui en est informé — aucun destinataire codé en dur à maintenir.
Construisez le balayage des dates critiques
Créez un workflow n8n planifié qui interroge quotidiennement les dates critiques de Leasecake, filtre celles situées dans vos horizons d'escalade par type (options à 90 jours, assurance à 45, CAM à la date de régularisation), et branche chacune vers son gestionnaire — escalade, rappel ou création de tâche d'audit.
Commencez par un seul type de date de bout en bout (les fenêtres d'option) et confirmez que l'escalade atteint le bon asset manager avant d'ajouter les branches CAM et assurance. Un seul chemin fiable vaut mieux que quatre à moitié construits.
Ajoutez l'étape d'abstraction par IA pour les baux nouveaux et non abstraits
Pour les nouveaux emplacements, ajoutez une étape qui passe le bail signé lié par un modèle d'IA pour extraire les dates critiques et les conditions clés, puis réécrit toute valeur manquante dans Leasecake via l'API. Cela transforme automatiquement le déclencheur de nouveau bail en un enregistrement entièrement peuplé et alertant.
Gardez les champs écrits par l'IA marqués comme extraits par machine et routez-les vers une confirmation humaine rapide les premières fois. Une fois que vous faites confiance à la précision de l'extraction sur vos formats de baux, relâchez le contrôle de revue.
Câblez le digest de portefeuille et la compilation du tracker
Ajoutez un workflow hebdomadaire qui lit tous les emplacements et les dates à venir, les classe par urgence et exposition, et envoie le digest aux opérations et à la finance tout en ajoutant un instantané à votre tracker. Cela boucle la boucle entre les données de baux dans Leasecake et la vue de planification de la direction.
Prenez un instantané du portefeuille chaque semaine même quand rien n'est imminent — la série temporelle est ce qui fait remonter les expirations qui se regroupent et l'exposition aux options qui augmente avant qu'elles ne deviennent une crise.
Frequently Asked Questions
Common questions about Leasecake integration
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