Buildium Integration
Payments & AccountingWhat It Does
Buildium est une plateforme cloud de gestion immobilière et de comptabilité conçue pour les propriétaires-exploitants gérant des portefeuilles allant de quelques lots à plusieurs milliers. Elle couvre l'intégralité du cycle opérationnel : mise en location et sélection des locataires, encaissement des loyers et traitement des prélèvements ACH, suivi des demandes de maintenance, portails propriétaires et locataires, ainsi qu'un moteur comptable complet à grand livre général avec rapprochement bancaire et génération des formulaires 1099.
Why Real Estate Professionals Use It
Les propriétaires-exploitants et les petits sponsors qui gèrent des portefeuilles mixtes assument souvent la charge opérationnelle que les acteurs institutionnels délèguent à de grandes sociétés de gestion. Buildium a été conçu précisément pour ce profil : le GP qui détient 200 lots répartis sur six biens, encaisse les loyers de locataires aussi bien résidentiels que commerciaux NNN, et a besoin chaque mois de comptes de résultat propres par bien pour ses partenaires et prêteurs.
AI Solutions for Payments
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Security, compliance, and vendor evaluation frameworks for AI operations
AI Transaction Coordinator
Automate document collection, deadline tracking, and stakeholder updates
Commission & Pipeline Tracker
Real-time dashboard showing deal progress and expected commissions
Key Features for Real Estate
Discover how Buildium powers real estate automation workflows
Comptabilité au niveau du bien et grand livre général
Moteur comptable complet en partie double suivant les revenus, les dépenses et les capitaux propres par bien. Rapprochement bancaire, écritures de journal, personnalisation du plan comptable et génération des formulaires 1099 pour les distributions aux propriétaires.
Produit des comptes de résultat et des états de NOI au niveau du bien que vous pouvez partager avec des prêteurs, des partenaires ou un expert-comptable sans reformatage. Pour les exploitants commerciaux, le grand livre capture les remboursements de charges NNN, les charges CAM et l'amortissement des aménagements locatifs aux côtés du loyer de base.
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Relevé propriétaire mensuel automatisé avec commentaire d'écart par IA
Le premier de chaque mois, extrayez de Buildium le grand livre du mois précédent pour chaque bien, calculez le NOI par rapport à la période précédente et à l'underwriting, générez un commentaire d'écart rédigé par l'IA mettant en évidence les impayés et les pics de coûts de maintenance, puis envoyez le relevé soigné à chaque propriétaire ou partenaire en equity.
1Le déclencheur planifié n8n se déclenche le 1er de chaque mois
2Interroger l'API Buildium : extraire les transactions, les enregistrements de paiement et les coûts d'ordres de travail de chaque bien pour le mois calendaire précédent
3Calculer le NOI au niveau du bien, le loyer brut encaissé, le taux d'impayés et les dépenses de maintenance par rapport au mois précédent
4Transmettre les données de synthèse à l'IA (Claude/OpenAI) pour générer un commentaire d'écart de 200 mots : ce qui a provoqué la variation, quels lots sont en retard et quels travaux de maintenance ont affecté le résultat
Les relevés propriétaires partent automatiquement le 1er avec une explication narrative claire — sans marathon comptable manuel. Les propriétaires reçoivent un rapport mensuel professionnellement présenté sans que l'équipe de gestion l'assemble à la main. Les impayés et les surprises de coûts sont mis en évidence avant que les propriétaires ne les remarquent par eux-mêmes.
Triggers & Actions
Connect Buildium to your workflows with powerful triggers and actions
Triggers
Paiement reçu
Se déclenche lorsqu'un paiement locataire est compensé dans Buildium — ACH, paiement en ligne ou encaissement saisi manuellement.
Lorsqu'un loyer arrive pour un lot, mettre à jour le tableau de bord de trésorerie en temps réel du propriétaire et déclencher une confirmation de réception au locataire.
Bail créé
Se déclenche lorsqu'un nouveau bail est créé ou qu'un bail de renouvellement est contresigné dans Buildium.
À la création d'un nouveau bail, déclencher la séquence de courriels de bienvenue du locataire, les instructions de mise en service des services publics et la remise de la checklist d'entrée.
Bail arrivant à expiration (planifié)
Interroger les baux Buildium par date d'expiration pour faire remonter les renouvellements à venir à 90, 60 ou 30 jours.
Lancer automatiquement une campagne de renouvellement à trois points de contact lorsqu'un bail atteint la fenêtre des 90 jours avant expiration.
Ordre de travail créé
Se déclenche lorsqu'une nouvelle demande de maintenance ou un nouvel ordre de travail est créé par un locataire, un gestionnaire ou via l'API.
Déclencher le tri par IA pour classer l'urgence, affecter le bon prestataire et notifier le propriétaire si l'estimation de coût dépasse le seuil.
Locataire ajouté ou mis à jour
Se déclenche lorsqu'une nouvelle fiche locataire est créée ou qu'une fiche existante est modifiée (date d'entrée, coordonnées, statut).
À l'entrée d'un nouveau locataire, créer automatiquement un dossier de notification des services publics et envoyer le règlement de copropriété/de l'immeuble.
Solde impayé détecté (interrogation planifiée)
L'interrogation quotidienne renvoie tous les lots présentant un solde en souffrance, permettant la surveillance des impayés sur l'ensemble du portefeuille.
Identifier chaque matin les locataires nouvellement en impayé et les enrôler automatiquement dans la séquence graduée de mise en demeure.
Actions
Créer ou mettre à jour un bail
Créer une nouvelle fiche de bail dans Buildium ou mettre à jour les conditions d'un bail existant (montant du loyer, date de fin, dépôt).
Après l'exécution d'un renouvellement DocuSign, reverser automatiquement dans Buildium le montant du loyer mis à jour et la nouvelle date de fin.
Comptabiliser une transaction au grand livre
Enregistrer des transactions de revenus ou de dépenses dans le grand livre général d'un bien dans Buildium.
Lorsqu'une facture de prestataire est approuvée dans votre système de comptes fournisseurs, comptabiliser la dépense au bon grand livre du bien dans Buildium sans saisie manuelle.
Créer un ordre de travail
Créer un nouvel ordre de travail de maintenance dans Buildium affecté à un prestataire ou à un membre du personnel de gestion.
Après une expiration de bail sans renouvellement, créer automatiquement un ordre de travail de remise en location pour l'inspection de remise en état.
Téléverser un document vers le portail propriétaire ou locataire
Pousser par programmation un fichier PDF ou un document dans la bibliothèque de documents propriétaire ou locataire de Buildium.
Une fois le relevé propriétaire enrichi par l'IA assemblé, le pousser dans le portail Buildium de chaque propriétaire afin qu'il soit visible aux côtés de son historique de paiements.
Créer ou mettre à jour une fiche locataire
Créer un nouveau locataire dans Buildium ou mettre à jour les coordonnées, notes ou statut d'un locataire existant.
Lorsqu'une candidature locative est approuvée dans votre workflow externe de sélection, pousser le candidat approuvé dans Buildium en tant que locataire prêt pour la création du bail.
Générer et récupérer un relevé propriétaire
Déclencher la génération d'un relevé pour un propriétaire et une période de bien donnés, puis le récupérer au format PDF pour livraison.
Le 1er de chaque mois, déclencher la génération du relevé propriétaire pour tous les biens et livrer les PDF accompagnés du commentaire IA à l'adresse e-mail de chaque propriétaire.
Setup Guide
Get started in approximately 30 minutes pour s'authentifier et exécuter le premier appel en lecture ; 2 à 3 heures pour construire de bout en bout la surveillance des impayés et la livraison des relevés propriétaires
Prerequisites
- Compte Buildium actif (formule Essential, Growth ou Premium — toutes incluent l'accès à l'API)
- Identifiants d'API Buildium : rendez-vous dans Administration → API Settings pour générer un client ID et un client secret
- Instance n8n (cloud ou auto-hébergée) ou plateforme d'automatisation similaire dotée d'un nœud HTTP Request
- Connaissance de base de votre liste de biens, de votre registre des propriétaires et de la structure des lots dans Buildium
Générer les identifiants d'API Buildium
Connectez-vous à Buildium en tant qu'administrateur. Rendez-vous dans Administration (icône d'engrenage) → API Settings. Cliquez sur « Create Credential Set » pour générer un client ID et un client secret. Ce sont vos identifiants OAuth 2.0. Conservez-les en lieu sûr — vous les échangerez contre un jeton Bearer au point de terminaison de jeton avant chaque appel d'API.
Buildium utilise le flux OAuth 2.0 par identifiants client (client-credentials). Le point de terminaison de jeton est https://auth.buildium.com/oauth/token. Dans n8n, utilisez le type d'identifiant « Header Auth » avec « Authorization: Bearer {token} » ou configurez le nœud HTTP Request pour récupérer d'abord le jeton et le transmettre ensuite.
Authentifier et tester un appel en lecture dans n8n
Dans n8n, créez un workflow à deux nœuds : d'abord un nœud HTTP Request qui envoie une requête POST au point de terminaison de jeton de Buildium (grant_type=client_credentials) et renvoie l'access_token. Transmettez ce jeton à un second nœud HTTP Request qui appelle GET https://api.buildium.com/v1/properties — il devrait renvoyer votre liste de biens. Vérifiez que vous voyez bien vos biens avant de poursuivre la construction.
L'URL de base de l'API Buildium est https://api.buildium.com/v1/. Consultez le Buildium Developer Portal (developer.buildium.com) pour la documentation Swagger de tous les endpoints disponibles et des schémas de réponse.
Cartographier vos biens, lots et propriétaires
Utilisez les endpoints GET /properties et GET /associations pour récupérer les identifiants de vos biens. Appelez GET /units sous chaque bien pour obtenir les identifiants de lots. Appelez GET /owners pour cartographier votre registre des propriétaires. Notez ces identifiants — ce sont les clés étrangères que vous référencerez pour lire les paiements, créer des ordres de travail et comptabiliser des transactions. Stockez la cartographie dans les variables de workflow de n8n ou dans une table de référence Google Sheets.
Si votre portefeuille compte plus de 10 biens, extrayez une fois la liste complète des biens et des lots, stockez-la dans un Google Sheet et référencez cette feuille plutôt que d'appeler l'API Buildium à chaque exécution de workflow. Cela réduit la latence et la pression sur les limites de débit de l'API.
Construire votre première automatisation : rapport quotidien des impayés
Créez un workflow n8n planifié qui s'exécute chaque jour à 7 h. Il appelle GET /leases avec un filtre sur les soldes impayés et les dates d'échéance dépassées. Analysez les résultats pour identifier les lots en retard de plus de 3 jours. Pour chaque lot impayé, recherchez le nom et le contact du locataire, puis envoyez un message Slack récapitulatif à votre canal d'asset management avec la liste complète. Cela valide la canalisation de données avant de construire les séquences de relance.
Commencez en lecture seule. Exécutez le rapport des impayés pendant 2 à 3 jours avant de câbler la relance — vérifiez que vous repérez les bons lots et que les données sont exactes avant d'automatiser les communications aux locataires.
Connecter la livraison des relevés propriétaires
Construisez le workflow mensuel de relevé propriétaire : le 1er, appelez GET /ownerships/{ownershipAccountId}/ledger pour récupérer l'historique des transactions. Transmettez les données de transaction à un nœud IA pour générer un commentaire d'écart. Récupérez le PDF du relevé propriétaire généré par Buildium via GET /reports/ownerstatements ou utilisez votre propre assemblage de PDF. Envoyez le dossier combiné à chaque propriétaire via Gmail ou SendGrid.
Si vous voulez que le commentaire IA soit spécifique au bien et ancré dans des chiffres réels, transmettez explicitement les totaux du mois (encaissé brut, perte sur vacance, dépenses de maintenance, net au propriétaire) dans le prompt IA plutôt que de compter sur l'IA pour lire le JSON de transaction brut.
Câbler la séquence de renouvellement à l'expiration des baux
Chaque jour à 8 h, appelez GET /leases filtré par date de fin entre aujourd'hui+30 et aujourd'hui+90. Regroupez les baux par tranche de 90/60/30 jours. Pour les baux atteignant chaque seuil pour la première fois, enrôlez-les dans le courriel approprié via Gmail ou votre plateforme d'e-mailing. Utilisez un journal Google Sheets pour suivre quels baux ont déjà reçu chaque point de contact afin d'éviter les envois en double.
Le point de terminaison des baux de Buildium renvoie l'adresse du lot, le nom du locataire et la date de fin de bail. Incluez ces trois éléments dans les jetons de personnalisation de votre modèle de courriel — les locataires réagissent bien mieux aux courriels qui font référence à leur lot précis et à la date exacte de leur bail qu'aux avis de renouvellement génériques.
Frequently Asked Questions
Common questions about Buildium integration
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